今回はZoomの「ブレイクアウトルームの使い方」について、お話します。。

ブレイクアウトルームは、ホストだけが使用できる機能です。

ブレイクアウトルームをクリックすると小部屋の割り当てができるので、グループミーティングやグループワークができます。

部屋の割り当ては、自動でも手動でもいつでも切り替えることができます。

最大で50のブレークアウトルームが作成出来る便利な機能です。

ブレイクアウトルームを開始するには

Zoomミーティングの詳細が、以下の設定になっていないと開始できません。

ミーティングにて(詳細)確認をします。

  • ブレークアウトルーム ON
  • リモートサポート OFF

ブレイクアウトルームを開始したいときは、Zoomの画面の下にマウスを移動させることで、各種の利用できる機能が確認できます。

ブレイクアウトルームのボタンをクリックすることで、ブレイクアウトルームの設定画面が表示されます。

それぞれお使いになっているパソコンの画面の大きさによっては、ブレイクアウトルームのボタンが、見当たらない場合があります。

その場合、右端に「・・・」(詳細)をクリックすると、その中でブレイクアウトルームを選択することができます。

 

■2020年版Zoom(在宅ワークWEB会議システム)使い方はこちらから

>>2020年版Zoom使い方⑤『ZOOMブレイクアウトルームの使い方』

 

 

各部屋への割り当て方法

各部屋への割り当ては、すべて自動でできます。

また、手動でどの部屋に、誰を割り当てるか、決めることもできます。

  • 参加者をいくつの部屋に分けるか決める。
  • 自動か手動か、どちらかを選択する。
  • 「ブレイクアウトルームを作成する」をクリック

次に進む

自動で振り分ける場合は 

  • 数を決めて数字を入力
  • 自動を選択する

入力した部屋数に自動で振り分けられます。

どの部屋に誰が入っているのか、部屋の中に入っている人の名前と、その部屋に入っている人の数が表示されます。

以下のような形です。

部屋の名前:ブレイクアウトルーム1 

  • 部屋の人数
  • メンバー―の名前

手動で振り分ける場合 

  • 部屋数を決めます 
  • 手動を選びます
  • 「ブレイクアウトルームを作成する」をクリック

 次に進みます。

手動の割り当て画面が出てきたら

手動の割り当て画面が出てきたことを確認したら

  • 各部屋の割り当てボタンをクリック
  • 表示された名前のチェックボックスに(レ)をする
  • メンバーを割り当てます

部屋の名前の変更、削除もできます

部屋の名前も好きな名前に変更できます。

また、削除も可能です。

.人数や目的によって、部屋の数は「50個」まで増やすことができます。

急に参加人数が増えても大丈夫です!!

部屋数を増やすことで、各部屋にメンバーを割り当てることができるから、安心してくださいね。

 

メンバーの変更(移動)と交換

メンバーを移動するときは

  • 移動させたいメンバーの名前の行のところで「移動先」をクリック
  • 移動先が表示させる 
  • 部屋を選択し、メンバーの移動を完了させる

メンバーの交換

メンバーを交換したいときは

  • 交換したいメンバーの行で「交換」を選択
  • どの部屋の誰と交換するかを決める
  • メンバー同士を交換する  

詳細設定

「オプション」をクリックすると、詳細設定をすることができます。

全員参加者を自動で分科会室に移動させることができます。

チェックすると参加者が参加するを押さなくても強制的に小部屋へ移動させることができます。

分科会室は次の時間後に自動的に閉じます。

チェックするとブレークアウトルームのセッション時間を【01~999分】まで設定できます。

カウントタイマーを設定

ブレイクアウトルームを閉じた後にメインルームに戻るまでのカウントダウン秒数【10~120秒】を設定できます。

セッションの開始

「すべてのルームを開ける」をクリックするとセッションは開始されます。

招待させた参加者に「後で」と「ブレークアウトルームに参加する」という2つのボタンが表示されます。

参加者は「ブレークアウトルームに参加する」というボタンを押せば参加できます。

ホストが「強制的に小部屋に移動する」と設定している場合、直接設定された部屋に移動されます。

開始後のメンバーチェンジとホストの参加

  • ブレークアウトセッションが開始された後から、メンバーの「移動」のみは可能です。
  • ホストは各ブレークアウトルームに参加することができます。
  • ホストが参加する時は右側にある「参加」のボタンをクリックします。

任意の部屋に参加ができます。

ホストの参加

ホストは参加している部屋から退出したい時、または他の部屋に移動したいとき、マウスをZoom画面の下の方にもっていきます。

ブレークアウトルームボタンを表示の「ブレークアウトルームから退出しますか?」をクリックします。

そうすると、ブレークアウトルームのパネルが立ち上がります。

これで、ホストが参加したい部屋を自由に選ぶことができます。

参加者が「ヘルプ」を求める場合

ホストがブレークアウトセッションに参加していない、または別の部屋に参加している時など、参加者はホストに「ヘルプを求める」ことができます。

ただし、すでに他の人がホストの対しヘルプを求めている時は、ホストを招待できません

その場合「ホストは現在他のユーザーにヘルプを提供しています。後でもう一度やり直してください」というメッセージが表示されます。

ヘルプを求めることで「ブレークアウトルームにホストを招待してアシストしてもらうこともできます。

  • 「ホスト招待」のボタンを押すと、ホストを呼べます
  •  パソコンの画面によってはヘルプは詳細の中にある場合がありますのでご確認ください。

ホストがヘルプに応える

ホストは参加者にヘルプを求められると、誰がヘルプをしたかわかるようになっています。

ヘルプが来た際には通知されます。

  • ヘルプを求めた参加者の「ブレークアウトルームに参加する」をクリックする
  • ヘルプを求めてきた人の部屋に入り参加する。

ホストがルームに参加すると「ホストは現在このルームにいます」と表示されます。

「後で」をクリックします。

ヘルプを求めた参加者に対して「ホストは現在他のユーザーにヘルプを提供しています。

「後でもう一度やり直してください」とメッセージがでます。 

ブレークアウトルームの再開と再作成

ブレークアウトルームの再開と再作成をすることで、すべてのメンバーを簡単に割り当て直すことができます。

1.ブレークアウトルームの再開

以前と同じメンバーで再度ブレークアウトルームを開始する時は「すべてのルームを開く」をクリックします。

2.ブレークアウトルームの再作成

以前とは違うメンバーでブレークアウトルームを行う場合は「再作成」をクリックします。

ホストが全員にメッセージを送る

ホストは各ルームの全員に対してメッセージを送ることができます。

  • 全員宛のメッセージを入力する
  • 「ブロードキャスト」をクリックする
  • メッセージが送信される

ブレークアウトルームの終了

ブレークアウトルームを終了させるには、「すべてのルームを閉じる」をクリックします。

  • 全ての参加者がルームを退出するか設定してあるカウントダウン時間が経過するとブレークアウトルームは閉じられます。
  • 参加者の画面にも終了までのカウントダウンのお知らせが通知されます。

ブレークアウトルームの中での制限

【チャット】

  • ブレークアウトルーム内でのチャットはその部屋のメンバーだけ限定で送信することができます
  • 他の部屋のメンバーにはチャット送信はできません。

【録画】

  • ホストはクラウドにメインセッションのみ録画が可能です。
  • ブレークアウトルーム内の録画はすることができません。
  • ブレークアウトルームの中をパソコン録画することは可能です

その場合、

  1. 各ブレイクアウトルームの参加者に録画担当をひとり配置する。
  2. Zoom終了後、ホストが録画担当者からブレークアウトルームを録画したものを回収する。
  3. 編集して繋ぎ合わせる

以上の3つのステップで、各ブレイクアウトルームの録画は可能になります。

ホストには全体を見て進行を行うという大切な役割があります。

参加者の部屋の割り振りは人数が少ない時は手動でできても、人数が多くなると手間がかかります。

そのためには、自動振り分け機能を使うと早く振り分けられて、参加者を待たせる時間が短くて済みます。

効率的な方法としてぜひ、ご活用してみてくださいね。