Zoomのチャット機能の使い方を完全マスター｜Zoom参加者と情報共有 | 集客苦手でも30～50人を安定集客

今回は、Zoomの「チャットの便利な使い方」について、お話します。

Zoomを使っている皆様、チャット機能を使いこなしていますか？

チャット機能では文字でやりとりをすることができます。

Zoomでセミナーや勉強会を開催する際、リアルではなく画面上で会うことになるため主催者側が一方的になりやすい傾向があります。

参加者にも積極的に参加していただき、場を盛り上げるために、チャットに意見や感想、質問など書き込んでもらうようにしましょう。

また、Zoomのチャットには色々な機能があります。

今回の記事は、Zoomのチャット機能について、ご説明致します。

チャットの入力方法

まずは基本的な、チャットの使い方についてお伝え致します。

チャットを使う時は、

画面下の「チャット」をクリック

画面下に、「チャット」が無い時は「詳細」をクリックして、「チャット」を選択します。
続いて、画面右側に出てくるメッセージ記入にメッセージを入力していきましょう。

入力ができたら、Enterボタンを押すと、送信できます。

文章を改行して送信したい場合には、Shift＋Enterによって改行できます。

※　Zoomチャットは基本的に削除ができません。

送られたメッセージは以下のように表記されます。

ダイレクトメッセージの使い方

複数人でZoomでミーティングをしている時に、特定の人にだけメッセージを送る必要がある時もあります。

例えば、Zoomセミナーを開催している時に、主催者間でやりとりしたい時などですね。

そんな時に使えるのが「ダイレクトメッセージ」の機能です。

画面に現れたチャットの画面にある「送信先」横の「全員」をクリックすると、「全員」と「参加者」の一覧が出ます。
「全員」は、送ったメッセージが全員に届きます。
特定の参加者を選択すると、下記の様に赤文字で「ダイレクトメッセージ」という表記が現れます。
「ダイレクトメッセージ」が表示されている間は特定の人にだけメッセージが見れるようになります。

表示も「全員」と「ダイレクトメッセージ」で異なります。

以下の図の

上側が「全員」に送ったメッセージの表記

下側が「ダイレクトメッセージ」で送ったメッセージの表記です。

上のメッセージは全員が見れますが、

下のメッセージは指定した参加者のみが見れます。

ダイレクトメッセージを送った後は、ダイレクトメッセージから、「全員」に戻さないと、全員に送ったつもりが個人に送られていた、となったり、

個人に送ったつもりが、全員に送ってしまった、なんて言うことになるので注意しましょう。

ファイルを送信

Zoomチャットでは、メッセージを送るだけでなく、ファイルを送ったりすることも出来ます。

ファイルを送信するのも、設定をする必要がありますので、設定から確認しておきましょう。

ファイルの送り方も非常に簡単です。

メッセージを記入する欄上の「ファイル」をクリック
項目が出現するので、その中から送りたいデータを選択しましょう

ファイルを送った場合も、メッセージと同じように表示されます。（下図は、Google Driveでファイルを送った例です。

チャットの保存

Zoomでやりとりした、チャットは保存することが出来ます。

レコーディングした時の保存場所

Zoomレコーディングをした場合は、レコーディングしたフォルダの中に一緒に保存されます。

チャットをZoomミーティング中に保存する

チャットは参加者がZoomミーティング中に保存することも出来ます。

チャット記入欄の右上の「・・・」をクリック
「チャットの保存」をクリック
で保存できます。

ただし、この機能を使うためには、Zoomの設定を変更しておく必要があります。

チャット画面の飛び出し

Zoomミーティング中、チャットの画面が右側に出てくるのですが、邪魔に感じる場合も、あるかと思います。

そんな時に、チャット画面をZoomミーティングの画面から独立させることが出来ます。

別の場所に移すことで、見やすくなったりもします。

チャット画面を独立させるためには、

チャット画面上の「∨」マークをクリック
「飛び出る」を選択
「閉じる」を選択すると、右側に現れている画面が閉じられます。

独立した、チャット画面を元に戻したい時は、

チャット記入欄右上の「・・・」をクリックして

「会議ウィンドウにマージ」をクリックするとチャット画面がZoomミーティングに戻ります。

ホストの機能

ここまで、Zoomのチャット機能について、お話ししてきました。

便利な機能が色々ありますね。

とはいえ、参加者が勝手にチャットを使って、場が乱れてしまってはいけないですね。

そんな時に、チャットはホスト側が制限を掛けることが出来ます。

チャットを使って雑談して、話を聞いていなかったり、

ネガティブなメッセージを送られたくない時などに制限を掛けるといいでしょう。

チャット自体を出来なくする

では、まずチャットを出来なくする方法をお伝えします。

コントロールバーの「セキュリティ」を選択します
「参加者に次を許可」の中の「チャット」のチェックを外す
チャットを許可する時はチェックを入れます。

チャットの送信先に制限を掛ける

ホストはチャットの許可をしたままで、参加者のチャット機能に制限を掛けることも出来ます。

そうすることで、全員との全方向の会話では無く、ホストと参加者という双方向でのやりとりが可能になります。

チャットを制限する方法は

チャット記入欄右上の「・・・」をクリック
「参加者は次とチャット可能」の中から掛けたい制限を掛ける

「該当者なし」：チャット自体が出来なくなります。
「ホストのみ」：参加者はホストに対してだけメッセージを送ることができます。
「全員をパブリックに」：ダイレクトメッセージができなくなります。
「全員、またはプライベート」：全員に対しても、ダイレクトメッセージもできるようになります。

Zoomチャットの設定

上述しましたが、Zoomチャットの設定はこちらから出来ます。

チャット
参加者がチャットを保存できないようにする
プライベートチャット
チャットの自動保存
ファイル転送

の設定ができます。

今まで、お伝えした機能を全て使いたい時は、オンにして下さい。

不要な時には、オフにしておきましょう。

まとめ

いかがでしょうか？

今回はZoomのチャット機能、使い方についての説明をさせていただきました。

チャット機能を上手く使うことで、

参加者同士のやりとりがスムーズにいく
記録として残せるので、議事録などとして利用可能
情報共有が簡単にできるようになる

など、色々な事が出来るようになります。

ぜひ！

チャット機能を使いこなして、Zoomミーティングを開催していきましょう！

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