Zoomのグループ分け機能、ブレイクアウトルームの設定と使い方

Zoomオンライン会議やオンライン研修等で、活発な意見交換やワークをしたい、ということはありませんか？

Zoomには、参加者をいくつかのグループ分けをして、それぞれの小部屋でミーティングを行う「ブレイクアウトルーム」という機能があります。

今回は、Zoomの「ブレイクアウトルームの（グループ分け）」について設定から使い方まで解説します。

Zoomのグループ分け、ブレイクアウトルームとは？

Zoomミーティング中に参加者を小規模のグループに分けて、各ルームでミーテングを行う機能を「ブレイクアウトルーム」と言います。

会議や、研修等の途中から、グループミーティングやグループワークをしたい時に使います。

ブレイクアウトルーム中は、それぞれのルームで画面共有を行って資料などを共有することも可能です。

この機能の操作の流れをざっくり説明すると、

1. 「ブレイクアウトルーム」のボタンをクリック、
2. 必要な小部屋の数を入力、参加者の各ルームへの割り当て（振り分け）を行い、
3. ブレイクアウトセッションを開始するだけです。

Zoomのブレイクアウトルームの部屋の割り当て（グループ分け）方法は、自動で割り当てたり、手動での割り当てに切り替えることができます。

また、参加者に自由に小部屋を選んで参加者自身で移動してもらうことも可能です。

グループ分けをするメリットとして、

• 少人数によりグループ分けすることで参加者の交流が図りやすい
• 参加者の意識を高め、意見交換が活発になる
• 参加者一人一人が発言しやすい環境を作りやすい

等があげられます。

オプション設定で、ブレイクアウトセッションの時間制限を設けたり、参加者のルーム間の移動を可能、または制限したりと様々なシチュエーションに合わせて設定を行えます。

最大で100のブレイクアウトルームが作成でき、それぞれのルームでは、Zoomの画面共有が出来るため、イベント等にも使える便利な機能です。

ブレイクアウトルームの設定

まず、ブレイクアウトルームは、Zoomミーティングのホストや共同ホストだけが操作できる機能です。

参加者はブレイクアウトルームを操作することができません。

この機能は、ホストがZoomミーティングのウェブポータルの設定で、ブレイクアウトルーム機能を有効化していないと開始できません。

ブレイクアウトルームを使いたい場合は、必ず、Zoomウェブポータルの設定＞ミーティング内（詳細）の設定のトグルをON（青）にします。

• ブレイクアウトルーム機能の有効化　

また、この設定のオプション部分では、

• Zoomミーティングのスケジュールをした時に、予め参加者をブレイクアウトルームに分けて参加させる機能をＯＮにするかどうか？(事前割り当て）
• ブレイクアウトセッション中に参加者にテキストや音声でメッセージを配信することができる機能をONにするかどうか？
• ブレイクアウトルームにいる参加者のアクティビティステータスをホストが確認できるようにするかどうか？

の設定も行います。

オプション設定については必要な項目にチェックを入れておくとよいです。

Zoomミーティング前にブレイクアウトルームに割り当てる機能、「事前割り当て」について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。
→ZOOMブレイクアウトルームで事前割り当てする方法

ブレイクアウトルームが表示されない時は

ブレイクアウトルームを使おうとしてミーティングコントロールを見た時に「ブレイクアウトルームのアイコンがない！」という時があります。

そんな時は、まず、ミーティングコントロール内の[詳細（…）]を確認してください。

ブレイクアウトルームを初めて使う場合と、Zoom画面の大きさが小さいために、表示しきれないアイコンがある場合はブレイクアウトルームのアイコンは[詳細（…）]に格納されていることがあります。

使いたい機能の「アイコンが見当たらない場合は、[詳細（…）]を見る」と覚えておくとよいでしょう。

またZoom画面を小さくしている場合は、いったんZoom画面を拡大してみても表示されるアイコンが増えることがあるので、試してみてください。

Zoomのミーティングコントロールは、あまり使わない機能は[詳細（…）]に格納し、よく使用する機能のアイコンだけを表示することができます。

ブレイクアウトルームのアイコンを表示させておく方が安心、という場合は、自分のデバイスの大きさに合わせて表示するアイコンをアレンジするとよいでしょう。

Zoom画面を拡大させても、[詳細（…）]内を確認しても、ブレイクアウトルームのアイコンがない場合は、

• ブレイクアウトルームを使えるようなウェブポータルで設定をONにしていない
• 自分は、ホスト、共同ホストではない

ということはないかを今一度、確認してください。

ブレイクアウトルームの作り方

それでは、ブレイクアウトルームの作り方を見ていきましょう。

ブレイクアウトルームの作成手順は、

1. Zoomミーティングコントロールの「ブレイクアウトルーム」をクリックする
2. 参加者をいくつの部屋に分けるか決め、入力する
3. 参加者のルーム割り当て方法を選択し、「作成」をクリックする
4. 「手動で割り当て」を選択した場合は、参加者を各ルームに割り当てる
5. オプション(詳細)設定を行い、ブレイクアウトセッションの細かい設定を行う
6. 設定が完了したら、参加者にセッションの開始を伝え、「すべてのルームを開く」をクリックし、セッションを開始する

という流れになります。

参加者のグループ分けの方法

ブレイクアウトルームの各部屋へのグループ分けの方法は、『自動』『手動』『参加者によるルーム選択を許可』の３種類から選びます。

ルームの数と割り当て方を選択したら、「作成」をクリックします。

自動で参加者をブレイクアウトルームに振り分ける場合

自動で参加者を分ける場合は、

1. 部屋の数を決めて数字を入力
2. 「自動で割り当てる」を選択する
3. 「作成」をクリックして、ブレイクアウトルームを作成する。

入力した部屋数に参加者が自動で振り分けられ、グループ分けされます。

ホストや共同ホストは、部屋に配置された人の名前と、人数を確認することが出来ます。

以下のような形です。

部屋の名前：ブレイクアウトルーム１　

• 部屋の人数　２人
• メンバーの名前　お２人の名前が表示されています。

手動で参加者をブレイクアウトルームに振り分ける場合　

1. 部屋の数を決めて数字を入力
2. 「手動で割り当てる」を選択する
3. 「作成」をクリックして、ブレイクアウトルームを作成する。

手動の割り当て画面が出てきたことを確認したら

1. 各部屋の「割り当て」をクリック
2. 表示された名前のチェックボックスに（レ）をする
3. メンバーを割り当てる

グループ分け、「参加者によるルーム選択」とは

ブレイクアウトルームを開始後に、参加者自身にルームを選択、移動してもらうのが「参加者によるルーム選択」です。

この設定をした場合は、ホスト、共同ホストが参加者を各ルームに割り当てることはありません。

ブレイクアウトルームの「すべてのルームを開ける」をクリックすると、参加者全員の画面にブレイクアウトルームの一覧が表示され、参加者自身が移動したいルームを選択クリックし、移動します。

画像

ブレイクアウトルームの「名前の変更」「ルームの削除」「ルームの追加」

ブレイクアウトルームの開始前は、次のような操作が可能です。

• 「ルーム1」「ルーム2」…などのデフォルトの表示をわかりやすい名前に変更可能
• ルームの数を追加したり、削除することができる

具体的な操作方法について、見てみましょう。

ブレイクアウトルーム「名前の変更」をする方法

ブレイクアウトルームの部屋の名前は、好きな名前に変更できます。

「名前の変更」をクリックして、名前を変更してください。

ブレイクアウト「ルームの削除」をする方法

また、ルームを作りすぎた場合は、ブレイクアウトルームの削除が可能です。

「ルームを削除する」をクリックすると、消すことができます。

ブレイクアウトルームを「追加」する方法

ルームが足りないときはブレイクアウトルームを開始する前であれば、「追加」をすることができます。

Zoomのブレイクアウトルームの数は「100個」まで作成することができます。

そのため、急に参加人数が増えても大丈夫です。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(画像はwindows画面）

ブレイクアウトルームの追加方法は「ルームを追加」をクリックするだけです。

 

グループ分け後のメンバーの「移動」と「交換」の方法

参加者のグループ分けを行った後、配置した参加者を別のルームに「移動」させたり、「交換」したりすることができます。

ブレイクアウトルームのメンバー移動方法①

ブレイクアウトルームに入っているメンバーのグループ分けをした後に、他のブレイクアウトルームに移動するときは、以下の手順で設定をします。

1. 移動させたいメンバーの名前の行のところで「移動先」をクリック
2. 移動先が表示させる　
3. 部屋を選択し、メンバーの移動を完了させる

この方法は、ブレイクアウトルームを開始する前、開始した後も実施可能です。

ブレイクアウトルームのメンバー移動方法②

2022年6月のアップデートで、上記以外のブレイクアウトルームのメンバーの移動方法ができるようになりました。

上記では、どの部屋にどのメンバーがいるかが表示されていました。

今回のアップデートで、どのメンバーがどの部屋にいるかが表示されるようになりました。

この表示により、移動させたいメンバーを簡単に探すことができるようになり、さらには、誰をどの部屋に移動させるのかが簡単になりました。

ブレイクアウトルームのメンバーの「交換」

ブレイクアウトルームのメンバーを交換したいときは、以下の手順で設定してください。

1. 交換したいメンバーの行で「交換」を選択
2. どの部屋の誰と交換するかを決める
3. メンバー同士を交換する　　

この方法は、ブレイクアウトルームを開始する前、停止した後にのみ、実施可能です。

ブレイクアウトルームのオプション設定

ブレイクアウトルームのオプション設定は、ブレイクアウトセッションを「どのように行うのか？」の詳しい設定になり、とても重要です。

各ルームの割り振りを行い、ブレイクアウトルームを開始する前には必ず設定を確認、必要時変更を行いましょう。

「オプション」(Macは歯車マーク）をクリックすると、詳細な設定をすることができます。

一度開始してしまうと、ブレイクアウトセッション中は設定を変更することはできません。

それでは、詳細設定について、一つずつ解説させていただきます。

参加者がルーム選択ができるようにする

この設定にチェックを入れると、ブレイクアウトルームを開始した後、参加者が自由に部屋の移動をすることができます。

この設定が許可されている時は、参加者のZoomのミーティングコントロールにブレイクアウトルームのアイコンが表示されます。

参加者が、ルームを移動したいときは、

1. ミーティングコントロールの「ブレイクアウトルーム」をクリック
2. 「ブレイクアウトルームを選択」をクリック
3. ブレイクアウトルームの振り分け表から、参加したい部屋の「参加」をクリックする

参加者がいつでもメインセッションに戻ることができる

この設定にチェックを入れると、ブレイクアウトルーム開始後に参加者が自分の意志でメインルームに戻ることができます。

ホストが上記の設定にチェックを入れている場合は参加者も自由にメインセッションへ戻ることができます。

参加者が、ブレイクアウトセッション中にメインルームに戻るには、

1. 「ルームを退出」をクリックする

2. 「ブレイクアウトルームから退出」をクリックする

この時、「ミーティングから退出」をクリックすると、Zoomミーティング自体から退出してしまうので注意が必要です。

間違って退出してしまった場合は、再度、同じZoomURLから入室をして、ミーティングに戻るようにしましょう。

割り当て済の全参加者を自動でブレイクアウトルームに移動

この項目にチェックは入っていると、参加者はスムーズにブレイクアウトルームに移動することができます。

このオプション設定にチェックを入れなかった場合、ブレイクアウトルームを開いたときに参加者の画面に次のようなアナウンスが表示されます。

その場合、参加者が「参加」のボタンをクリックしない限り、ブレイクアウトルームに移動しないということが起こります。

ブレイクアウトルームに慣れない参加者がいることを想定したり、スムーズに進行したい場合はこの設定はチェックを入れるのを推奨します。

ブレイクアウトルーム内の選択された参加者全員をメインミーティングに自動的に移動させる

2023.2.27にアップデート（バージョン5.13.10（13305））で、このブレイクアウトルームオプションが追加になりました。

この設定にチェックを入れると、ブレイクアウトセッション中に、ホスト(または共同ホスト)は、特定の参加者を強制的にメインルームに移動させることができます。

これまでもメインルームに特定の参加者を移動させる機能はありました。

このオプション設定でチェックを入れない場合、「メインセッションに戻るように○○があなたに求めています。」と特定の参加者画面に表示され、『参加』or『後で』という表示がでます。

〇パソコンZoomの場合

〇スマホの場合

そのため、特定の参加者がこの意味が分からずにそのまましていると、メインルームになかなか戻ってこないということが起こります。

そこで、このオプションにチェックを入れると、特定の参加者の意思にかかわらず強制的にメインセッションルームに移動となります。

このオプションを設定する場合は、あらかじめホストの意向によりメインルームに戻される可能性があることを伝えおくことが必要です。

◯分後にブレイクアウトルームを自動的に閉じる

このオプションにチェックをいれると、ブレイクアウトルームのセッション時間を設定できます。【01〜999分】まで設定できます。

同時に、「時間切れになったら自分に通知」にチェックを入れると、設定した時間になった際に、ルームを継続するか閉じるか通知がきて「いますぐ閉じる」か「ブレイクアウトルームを開いたままにする」を選択できます。

もちろん、状況に応じて手動でブレイクアウトルームセッションを停止させることができるので、「時間を設定しない」という設定も可能です。

このアナウンスで「ブレイクアウトルームを開いたままにする」をクリックした場合、先に設定したタイマーは適応されないので、適切なタイミングに手動でブレイクアウトセッションを停止する流れとなります。

カウントダウンタイマーを設定

ブレイクアウトルームを閉じた後にメインルームに戻るまでのカウントダウン秒数【10～120秒】を設定できます。

ブレイクアウトルームの開始

ここまでの設定をおこなったらいよいよ、ブレイクアウトルームの開始です。

「すべてのルームを開ける」をクリックするとブレイクアウトルームは開始されます。

ブレイクアウトルーム開始後のメンバー移動

ブレイクアウトセッションが開始した後、参加者の移動は、

• ホスト、共同ホストが行う場合
• 参加者によるルーム移動

の2パターンがあります。

ホスト、共同ホストが行うメンバーの移動

ブレイクアウトルームを開始した後、ホスト、共同ホストは参加者のルーム移動を操作することができます。

参加者のルーム移動のやり方は、

1. ブレイクアウトルームの操作パネルを開く
2. 移動させたい参加者の名前にマウスをあて、「移動先」を表示
3. 表示されたルームから移動先選択し、クリックする

ただ、この方法は参加者にとってはミーティング中に突然、ルーム移動をさせられるような感覚があるため、事前に知らせておくか、できるだけそのような操作は最小限にとどめることをおすすめします。

オプション設定「参加者によるルーム選択」を「ON」の場合

ホスト、共同ホストがブレイクアウトルーム開始前に、オプション設定で、「参加者によるルーム選択を許可」をON(✓）していると、参加者は、自由に任意の部屋に移動ができます。

参加者がルームを選択、移動する手順は、

1. ミーティングコントロール内の、[ブレイクアウトルーム]をクリック
2. 移動したいルームの「参加」をクリックする

ブレイクアウトルームのホスト参加と退出

ブレイクアウトルームを開始すると、ホストは必ずメインルームに残ることになります。

ホストは、自分が動きたいタイミングで、各ルームへ移動したり、名ルームに戻ってきたりすることができます。

また、共同ホストの場合、ブレイクアウトルームのグループ分けに含めるかどうかを設定することができます。

共同ホストも、ホスト同様、各ルームを自由に移動することができます。

ホスト、共同ホストのブレイクアウトルーム参加

ホスト、共同ホストは各ブレイクアウトルームに参加することができます。

ホスト、共同ホストが参加する時は右側にある「参加」のボタンをクリックします。

ホスト、共同ホストがブレイクアウトルームに参加していれば、参加しているお部屋のところに「参加済み」と表示されます。

ホスト、共同ホストの退出

ホスト、共同ホストは参加している部屋から退出したい時、または他の部屋に移動したいとき、マウスをZoom画面の下の方にもっていき「ルームを退出する」ボタンをクリックします。

次に、

• 全員に対してミーティングを終了
• ミーティングから退出
• ブレイクアウトルームを退出する

が表示されます。

そのルームを退出したい時は「ブレイクアウトルームを退出する」のボタンをクリックします。

ブレイクアウトルームを退出すると、メインルームに戻ることができます。

メインルームに戻ったら、ブレイクアウトルームの操作パネルから、あらたに、ホスト、共同ホストが参加したい部屋を自由に選ぶことができます。

参加者が、ブレイクアウトルームから退出する場合

参加者の場合は、「ミーティングから退出」が表示された場合、ミーティングから退出してしまうのでご注意ください。

ブレイクアウトルームを作成した、ホスト、共同ホストがオプション設定で、「いつでもメインセッションに戻ることを参加者に許可する」をON(✓)にしている場合には、「ブレイクアウトルームを退出(青ボタン）」が表示されるのでこちらを選択すると、メインルームに戻れます。

参加者が「ヘルプ」を求める場合

ホストがブレイクアウトセッションに参加していない、または別の部屋に参加している時など、参加者はホストに「ヘルプを求める」ことができます。

「ヘルプを求める」をクリックし、「ヘルプを求める」をクリックしてください。

※パソコンの画面によってはヘルプは詳細の中にある場合がありますのでご確認ください。

「ホスト招待」のボタンを押すと、ホストを呼べます

【注意点】

すでに他の人がホストの対しヘルプを求めている時は、ホストを招待できません

その場合「ホストは現在他のユーザーにヘルプを提供しています。後でもう一度やり直してください」というメッセージが表示されます。

ヘルプを求めることで「ブレイクアウトルームにホストを招待してアシストしてもらうこともできます。

ホストがヘルプに応える

ホストは参加者にヘルプを求められると、誰がヘルプをしたかわかるようになっています。

ヘルプが来た際には通知されます。

1. ヘルプを求めた参加者の「ブレイクアウトルームに参加する」をクリックする
2. ヘルプを求めてきた人の部屋に入り参加する。

ホストが「後で」をクリックした場合は、以下のようなメッセージが表示されます。

ヘルプを求めた参加者に対して「ホストは現在他のユーザーにヘルプを提供しています。

「後でもう一度やり直してください」とメッセージがでます。　

ホストがルームに参加すると「ホストは現在このルームにいます」と表示されます。

ホストが全員にメッセージを送る

ホストは各ルームの全員に対してメッセージを送ることができます。

１．「全員宛のメッセージを送信」をクリックします。

２．メッセージを入力します。

３．「配信」をクリックする

４．メッセージが送信されます。

画像変更

上記のように、参加者の画面にメッセージが表示されます。

メインルームにいるホストがブレイクアウトルームに音声を届ける

今、ご説明したのが、ブレイクアウトルームに入っていない、つまり、メインルームにいるホストがブレイクアウトルームにメッセージを届ける方法です。

実は、音声も届けることが出来るようになりました。

先ほどのメッセージの画面と同じ場所で、「音声を配信」という項目が追加されています。

この機能を使うことで、メッセージという目からの情報では無く、音声という耳からの情報で話を伝えることが出来ます。

メッセージに気付かれない事もあるので、その時は、この「音声を配信」をしてみましょう。

詳しくはこちらの記事をご覧下さい。
→Zoomアップデート　ブレイクアウトルームに音声をブロードキャスト

ブレイクアウトルームに画面共有する

セミナーなどで使う画面共有機能ですが、メインルームで行う画面共有をブレイクアウトルームにもすることができます。

画面共有をする際に、共有する画面の選択画面の下に「ブレイクアウトルームに共有」という項目があるので、チェックを入れます。

また、動画等の音声も共有したいときは、「音声を共有」にチェックを入れ、共有ボタンをクリックすると共有コンテンツに音声を含めることができます。

画面共有についてはこちらの記事をご参照ください。
→Zoomで画面共有機能を使い、パワポやホワイトボードの情報を共有する方法

ブレイクアウトルームの終了

ブレイクアウトルームを終了させるには、「すべてのルームを閉じる」をクリックします。

全ての参加者がルームを退出するか設定してあるカウントダウン時間が経過するとブレイクアウトルームは閉じられます。

参加者の画面にも終了までのカウントダウンのお知らせが通知されます。

ブレイクアウトルーム再作成の手順

Zoomミーティング中に、ブレイクアウトルームを複数回行い、グループメンバーや部屋の数を再作成することも可能です。

たとえば、1回目のグループワークと、2回目のグループワークのメンバーを変更したいときにこの機能を使います。

方法はとても簡単で、ブレイクアウトルームの停止中の「再作成」をクリックすることで再設定することができます。

ブレイクアウトルーム停止画面の「再作成(白）」をクリックしたら、

1. ルームの数を入力
2. 部屋割りの方法「自動で割り当てる」「手動で割り当てる」「参加者によるルーム選択」を選ぶ
3. 「再作成(青)」をクリックすると再作成は完了します。

ブレイクアウトルーム中の制限

ブレイクアウトルーム中はZoomの機能制限がいくつかあります。

【チャット】機能について

• メインルームからブレイクアウトルームへ移動した後も、メインルームでのチャットは消失することなく、引き継がれる
• ブレイクアウトルーム内でのチャットはそのルーム内でのみ送信することができる
• ブレイクアウトルームからメインルームに戻ったときは、ブレイクアウトセッション中のチャットは引き継がれる

Zoomミーティングチャットの使い方について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。
→Zoomミーティングチャット機能の使い方＜入力から改行、送り方、制限、保存と履歴まで！＞

【録画】機能について

• ホストはコンピュータ録画をする時に「ホストがいるルームのみ」録画が可能
• クラウド録画を行う場合は、メインルームのみ可能
• 自分が参加していないルームのコンピュータ録画をすることはできない

つまり、複数のブレイクアウトルームの様子を録画したい場合、

1. グループ分けの際に、各ブレイクアウトルームの参加者に録画担当をひとり配置する。
2. Zoom終了後、ホストが録画担当者からブレイクアウトルームを録画したものを回収する。
3. 編集して繋ぎ合わせる

以上の３つのステップで、各ブレイクアウトルームの録画は可能になります。

Zoomコンピュータ録画とクラウド録画の違いや使い方について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。
→Zoomレコーディングの使い方｜2つの録画の使い分けと録画できないときの対処方法

ブレイクアウトルームに関するトラブルと対応

ここまで、ブレイクアウトルームの基本的な操作について解説していきました。

実際、ブレイクアウトルームをセミナーなどで使っていくとよく出くわすトラブルというのがあります。

ブレイクアウトルームが使えない！という時の対処方法についてはこちらにまとめているので参考にして下さい。
→Zoomの使い方「ブレイクアウトルームが使えない場合」の対処法・問題解決

おわりに

Zoomのホストには全体を見て進行を行うという大切な役割があります。

参加者を部屋に割り振り、グループ分けをする際は人数が少ない時は手動でできても、人数が多くなると手間がかかります。

人数が多い時のグループ分けは、自動振り分け機能を使うと早く振り分けられて、参加者を待たせる時間が短くて済みます。

また、あらかじめ参加者がわかっている、グループ編成も決まっているという場合、事前にブレイクアウトルームの割り振りができる「事前割り当て」という機能もあります。

この方法について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてみてください。
→ZOOMブレイクアウトルームの事前割り当て方法

効率的な方法としてぜひ、ご活用してみてくださいね。