Zoomを使用したオンラインセミナーの開催が日常的になってきました。
通常のリアル、対面で行うセミナーとは違うオンラインセミナーならではのメリットがありますが、リスクやデメリット、機会損失の発生も顕在化してきています。
Zoomのメリットは複数、大人数のオンラインの会議やセミナーを自分で開催できる、という点があります。
しかし、Zoomを使ってWeb会議やミーティングを行う時に、参加者が２，３人などの少人数であれば問題ないですが、大人数になるとホスト一人では目が行き届かないことが多く出てきます。
また、Zoomにはミーティング中に受講者を複数のグループ、部屋に分けてディスカッションができる『ブレイクアウトルーム』という機能があり、『共同ホスト』を設定しておくことでホストの負担が減って大変便利になります。
この記事では、Zoomのミーティングにおいて共同ホストを設定する目的や条件、方法、共同ホストの権限を複数の人間に与えることでできることや、そのメリットを解説していきます。
共同ホストの役割やできること、その目的を正しく理解することで、これまでのリアルのセミナーで受けることができなかったメリットを最大限に受け取り、あなたのビジネスを加速させることが可能になります。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
オンラインセミナーでなぜ共同ホストが必要なのか？
一般的になってきたオンラインセミナーですが、対面のリアルセミナーと比べて参加者の顔を間近で見たり、場の雰囲気をつかみづらいという側面があります。
参加者が多ければ多いほど、パソコンの画面に映し出される情報はさらに読み取りにくい状況になります。
また、オンラインセミナーの講師がひとりの場合、不測の事態やトラブルが起きたときオンラインセミナーの進行がストップしてしまうため、スムーズに対応できない可能性があります。
そのため、ホストがイベントの進行に集中し、スムーズに行うために、「共同ホスト」の存在とサポートが必要となります。
例えば、共同ホストがいれば
- 音声トラブル「聞こえない」やハウリングや外の音などでセミナーが中断してしまうことを防ぐことができる
- 講師が円滑にオンラインセミナーを進めることができる
- 「チャットのやり方がわからない！」など何かあったときにすぐに対応できるため参加者が安心して快くオンラインセミナーに集中、参加できる
等があげられます。
共同ホストは参加者と同じ目線で見ることで、講師に場の雰囲気を伝えることができるため、セミナーが中断しないように サポートをするという補助ができます。
また、ホストの通信環境による接続エラーが発生すると、オンラインセミナーの視聴そのものが続けられなくなり、参加者の多くは離脱してしまいます
それらの受講者たちと日ごろからコミュニケーションをとって信頼関係が構築できているのであれば、オンラインセミナー開催中の接続エラーの影響は少ないかもしれません。
しかし、そうでないのなら、ビジネスにおける機会損失に直結し、顧客の獲得が困難になります。
それだけでなく、オンラインセミナー途中で接続エラーが生じて再開不能になった会社のウェビナーと見込み客の間で話題ができることで、次回以降のオンラインセミナー参加を検討していた別の顧客が他社に流出してしまうなどの２次被害も免れません。
以上のようなリスクを回避し、オンラインセミナーにおいて確実にビジネスチャンスを手に入れるためにも、ZoomでのWEBセミナーにおける役割を正しく理解しておくことは、オンラインセミナー開催者としての最低限のスキルと言えます。
Zoomミーティングセミナーで共同ホストを設定する方法（準備編）
Zoom共同ホストを有効化する条件
Zoomミーティングで共同ホスト機能を使うには、まずホスト(主催）のアカウントがプロ以上の有料アカウントでなければ使用することができません。
Zoomオンラインセミナーの主催者が無料アカウントの場合、有料アカウントにアップグレードする必要があります。
自分の使っているアカウントが無料アカウントなのか、有料アカウントなのか確認してみましょう。
Zoomアカウントの無料と有料の機能比較や、アップグレードについて詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoom、有料アカウントにお得にアップグレードする方法
Zoomオンラインセミナーで共同ホストを有効化する方法
Zoomアカウントがプロアカウント以上であることを確認できたら、次は、共同ホスト機能を有効化する設定を行っていきます。
共同ホスト機能の有効化は、ZoomのWebマイアカウントで行います。
手順）
1. Zoomにログインする
2. 画面左にある「設定」をクリックして、「ミーティング」のタブをクリックする。
3. その下の「ミーティングにて（基本）」をクリックする
4. 画面を下にスクロールすると表示される「共同ホスト」を図のようにONにする
これで、Zoomミーティングの共同ホスト機能は有効化出来ました。
Zoomミーティングで共同ホストを設定する方法（本番編）
次に、Zoomミーティング中の共同ホスト機能の設定についてです。
共同ホストの権限は、ホストがZoomミーティングを開始した後に参加者に付与できる機能です。
共同ホストをする役割が決まっているスタッフがいても、事前に共同ホストを設定したり割り当てることはできません。
また、共同ホストの権限付与の人数制限はないので、複数人に割り当てることができます。
Zoomオンラインセミナー中の共同ホスト権限の付与の方法は、ビデオ画面から行う場合と参加者アイコンから行う場合の2通りがあります。
ビデオ画面から共同ホストを設定する方法
1. ホストにしたい人の画面（この場合、Bさん）の画面右上にあるメニューボタン(…)をクリックするとサブメニューが表示される
2. サブメニューの中の「共同ホストに指定」をクリックする
参加者アイコンから共同ホストを設定する方法
1. 画面下の参加者アイコンをクリックして参加者一覧を表示する
2. 参加者一覧の中の「…」をクリックして「共同ホストに指定」を選択する
Zoomミーティングで共同ホストを削除する方法（本番編）
Zoomミーティングをしていて、共同ホストの権限を途中で削除する場面もあります。
間違えて権限を与えてしまった時などです。
間違えて共同ホストにしてしまった時も、簡単に権限を削除できるので安心してください。
ビデオ画面から共同ホストを削除する方法
1. 共同ホストの権限を削除したい人の画面（この場合、Bさん）の画面右上にあるメニューボタン(…)をクリックするとサブメニューが表示される
2. サブメニューの中の「共同ホスト権限を削除」をクリックする
参加者アイコンから共同ホストを削除する方法
1. 画面下の参加者アイコンをクリックして参加者一覧を表示する
2. 参加者一覧の中の共同ホストの権限を削除したい人の「…」をクリックして「共同ホスト権限を削除」を選択する
Zoomオンラインセミナー開催時の共同ホスト9つの役割
もう少し詳し共同ホストの9つの役割について掘り下げていきます。
役割１ 参加者の入室管理とNG参加者の退室（削除）
セミナー参加者の入室管理も共同ホストの大きな役割になります。
待機室に入室してきたセミナー参加者の氏名を確認、入室許可をだしたり、ＮＧ参加者を退室させるなどの対応を行います。
NGの定義は様々だと思いますが、ここでは、セミナーを円滑に進めるためのに妨げとなるような参加者になります。
例えば、セミナーのルールを守らずに場の雰囲気を壊したり、集中したい参加者の邪魔をする、などのケースです。
事前にセミナールールNGにをついてを参加者受講生に伝える事でトラブルを未然に防ぐことができますが、場の雰囲気を悪くする参加者がいた場合などは他の参加者への影響を考えて「削除」という措置をとることがあります。
これで、参加者、講師も安心してセミナーに集中できます。
参加者の「削除」方法について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください
→最新版Zoom使い方⑬『Zoomミーティングを守る機能変更』
また、招かれざる参加者を入室時にブロックする方法として待機室を活用したり、「削除」をいきなりせず、待機室に送るという方法もあります。
入室管理をする共同ホストはこの操作も併せて知っておくとよいでしょう。
待機室の便利な使い方を詳しく知りたい方はこちらの記事をご確認ください。こちらへ
→Zoomの待機室の3つのメリットと便利な使い方、機能
役割2 参加者のマイクミュート操作
セミナー中に受講生が音声をミュート（消音）にするのを忘れ、雑音が入るような時は共同ホストがミュートにします。
特に入室時は雑然とすることが多く、マイク操作に慣れていない参加者がいる時のために共同ホストはミュート操作をおこなったりします。
ミュート操作について詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoomで「ミュート（マイクオフ）」「ミュート解除」する方法と便利なショートカットについて
役割3 チャットの質問を講師に伝える
講師がセミナーに集中するとチャット欄の質問に気が付かないということが起こりえます。
参加者の方がチャットに質問した時、スルーすることがないように、共同ホストが講師に対しダイレクトメッセージ等を使って伝えることで参加者からの質問にスムーズに対応します。
また、セミナー中に参加者がお困りのコメントを行うことがあります。
共同ホストは個別にやり取りをして、できるだけ早くセミナーに参加者が集中できるようにサポートします。
チャットの使い方をマスターしたい方はこちらへ
→Zoomチャット機能＜入力～改行～送り方、設定、制限まで！＞使い方を完全マスター！
役割4 講師からのワークやセミナー途中のお知らせをチャットで伝える
講師が口頭で伝えたワークの内容を受講生にわかるようチャット内に書きこむことができます。
例えばワークの要点・内容を、チャット欄に記載するなどのサポートです。
また、セミナーの途中休憩をはさむとき、再開時間をチャット欄でアナウンスしたりもします。
話し言葉が流れてしまったときに、このサポートがあるととても助かりますね。
役割5 参加者のIT、ZOOM操作サポート
Zoomセミナーでは様々なトラブルがおきます。
実際によく起きるトラブルとして、「音声が聞こえない」「、ビデオが映らない」「chatの仕方がわからない」などです。
このようなのハプニングやトラブルが起きた時、セミナーが中断しないように共同ホストは個別に対応、サポートします。
セミナーで多い音声トラブル対処法を詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoomで「音声が聞こえない・音が出ない」トラブル解消 15個の対処法
ZOOM入室トラブルの対処法を詳しく知りたい方はこちらへ
→【Zoomトラブルシューティング】「Zoomに入れない」11個の原因と対処法！
特に、パソコンZoomの参加者と、スマホZoom参加者では見えている画面、操作画面が異なるので、参加者のサポートを柔軟に行う必要があります。
スマホZoom参加者の基本操作方法、チャット入力の方法について詳しく知りたい方はこちらをご参考にしてください。
→Zoom初心者でも分かる！スマホで参加する方法と注意点！
役割6 アンケート、お知らせをチャットに入力する
セミナー終了時のアンケートやお知らせ等のURLをチャットに投稿します。
セミナーを円滑に進めるため、司会進行とは別の役割である共同ホストがチャット欄に投稿します。
役割7 レコーディング（録画）バックアップ
ごく稀に動画が取れていない、ネット回線が悪いなど、Zoomのレコーディングが途中で切れる事があります。
特に録画記録が重要視されるセミナーなどでは、トラブルを未然に防ぐために、講師と共同ホスト両方でバックアップとしてレコーディングをするのが基本です。
レコーディング機能について詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoom使い方『Zoomのレコーディング（録画）機能の使い方』
レコーディング(録画記録)は2種類あり、それぞれ特徴が異なるので事前に把握しておき、どちらでレコーディングをするのが望ましいか、打ち合わせしておく必要があります。
2種類のレコーディングの違いや操作について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。
→Zoomでレコーディング（録画）する方法！「無料」「有料」アカウント「クラウド」「ローカル」の使い方の違いとは？
役割8 セミナーの盛り上げ！
Zoomは対面と違い顔が見えないこともあり、参加者の反応がわからないことがあります。共同ホストは拍手したり、チャットにコメントを入れるなどして盛り上げると、講師は気分よくセミナーを進められます。
また、セミナー参加者の中でチャットコメントがない参加者がいた場合、単にchatの書き込みの方法がわからないというケースもあります。
チャットの記入ができないと、疎外感を感じたり、セミナーの効果が 半減する 可能性があるので、参加者の様子を観察し、サポートが必要そうならダイレクトチャット等でサポートすることもあります。
役割９ ブレイクアウトルームの作成
ブレイクアウトルームはホスト、共同ホストが作成し操作できる機能です。
共同ホストはホストに変わり、ブレイクアウトルームを操作することができるので、セミナーを円滑に進めることができます。
ブレイクアウトルームについて詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoomブレイクアウトルーム(グループ分け)機能の管理・使い方まとめ（最新版）
Zoomミーティングの機能操作で共同ホストができないこと
このように、Zoomオンラインセミナーでホストの代わりに重要な役割、操作を受け持つ共同ホストですが、ホスト同様にすべての機能操作が可能であるというわけではありません。
ホストにしかできない機能操作として以下の項目があります。
共同ホストが操作できない機能として、
- Zoomミーティングの開始
- Liveストリーミングの開始
- 全参加者に対するZOOMミーティングの終了
- 他の参加者に共同ホストを割り当てる
- 待機室の開始
- ブレイクアウトルーム中の音声によるブロードキャスト
- ホストの名前を変更
- 字幕を開始し、ユーザーまたはサードパーティに字幕の提供作業を割り当てる
- 投票の作成編集(確認）および投票への回答
- イマーシブビューの操作
このように機能操作制限があることを踏まえて、Zoomオンラインセミナーでは、Zoom「ホスト」、「共同ホスト」の役割を付与する必要があります。
Zoomオンラインセミナーでは、主催者を一時的に「共同ホスト」、サポート側を「ホスト」に切り替え、交替することがあります。
この方法では、サポートスタッフ側が共同ホストの操作制限なしに行えるため、スムーズにZoomオンラインセミナーを運営することができます。
Zoomミーティングでホストの交替する方法と注意事項について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
→Zoom会議でホストを交代する場面と方法・注意事項
もちろん、主催者側は、「ホスト」あるいは「共同ホスト」の権限を、操作に熟知している信頼できるスタッフに付与する必要があります。
なぜなら、「ホスト」や、「共同ホスト」はZoomミーティングのすべての機能を使うことができるからです。
Zoomオンラインセミナーのセキュリティを主催者は守る必要があります。
また、「共同ホスト」「ホスト」の役割を与えられたスタッフは責任重大で身が引き締まりますね。
入念な打ち合わせとしっかりZoom使い方のスキルを磨いて、Zoomオンラインセミナーを成功させましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はZoomオンラインセミナーを成功させるためのサポート役、「共同ホスト」の役割についてお話させていただきました。
「Zoomミーティング」を使ったオンラインセミナーでの共同ホストの役割と9つの活用シーン、注意点について深掘りしました。
Zoomオンラインセミナーでは共同ホストがひとりでもいるとセミナーが円滑に進み、参加者のオンラインセミナー全体の質と参加者の満足度を上げてくれます。
共同ホストはオンラインセミナーの安心、安全の場づくりに大きく貢献します。
また、共同ホストを依頼するだけでなく主催者が「共同ホスト」を体験するとサポートの仕方、顧客目線を感じられとても勉強になり、セミナーの運営に大いに役にたちます。
Zoomオンラインセミナーを開催する際にはぜひ、共同ホストを入れてみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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