今回はZoomの「ホワイトボードの使い方」についてお話していきます。

ホワイトボード機能はアイデアを出す作業で使ったり、言葉だけでは伝わりにくい時などに図や絵を描いて伝えることができる便利な機能です。

しかも、ホストだけで無く、ゲストも書き込むことが出来るので、アイデアを共有していくことも可能です。

Zoomの画面共有をして使うホワイトボードの使い方

では、まず最初にホワイトボードを実際に出してみましょう。

  1. ミーティングコントロールバー内の「画面共有」をクリックする
     
  2. [ベーシック]のホワイトボードを選択し、「共有」をクリックする
  3. ホワイトボードの機能を解除する方法は
    ミーティングコントロールバーの「共有を停止」するをクリック

Zoomの画面共有でホワイトボード機能を使う時のホストから見える操作パネル

画面共有して、ホワイトボードを出すことは出来ましたか?

ホワイトボード画面の一番上に操作パネルがあります。

操作パネルが見えない、または、隠れている場合はEscapeキーを押すと操作パネルが下りてきます。

ホワイトボード画面の上にある操作パネルにはいろんな機能がついています。

楽しい機能が満載なので、ホワイトボード上でぜひいろいろと試してみてください

文字を入れたり、図形を書いたり、スタンプを押したりも出来ます。

もちろん保存もできます。

  • 選択・・・書いたものを選択し、書き込んだ人の名前を確認したり、図形の大きさや位置を変更することが出来ます
  • テキスト・・・ホワイトボードにテキストを書き込むことが出来ます
  • 描き込む・・・線や図形を描き込むことができます
  • スタンプ・・・「星」や「?」などのスタンプを押すことが出来ます
  • スポットライト・・・主催者(ホスト)はスポットライトでポインターを出すことができます。スポットライトを当てて場所を示すことができます
  • 消しゴム・・・書いたものを消します
  • フォーマット・・・文字を書く時などの、文字(フォントの大きさ、太字)、線(太さ)色などを変更できます。
  • 元に戻す・・・一つ前の操作に戻すことが出来ます
  • やり直し・・・「元に戻す」で戻した操作をやり直します
  • 消去・・・画面に書いたものを消去出来ます
  • 保存・・・書いたホワイトボードをパソコン内に保存することが出来ます

ホワイトボードを保存する方法

先ほどお伝えしたように、ホワイトボードの内容は保存できます。

ホワイトボードを使う際に、せっかく作ったものを、保存出来ないとホワイトボードの使い方としては不便ですよね。

保存の方法は簡単です。

「保存」の横の「∨」を押すことで、「PNG形式」か「PDF形式」のどちらで保存するかを決めることが出来ます。

「保存」を押すと、「フォルダーで表示」という表記がでるので、クリックすると、保存先のフォルダを見ることが出来ます。

Zoomホワイトボードの使い方:参加者が使う場合

ホワイトボードは主催者だけではなく、画面を共有している参加者もホストの許可がある時に限り、文字や絵を描くことができます。

ホストの時とは手順が違うので説明しますね。

  1. Zoom画面上部の「ビューオプション」の横にある下向きの三角印を押します。
  2. 出てきたメニューにある「注釈」を選択します。
    zoomビューオプションの注釈
  3. コメント用のツールバーが表示され、画面に書き込むことができるようになります。
    書いたコメントは、参加者全員に表示されます。
  • マウス・・・ホワイトボードへの動作ではなく、パソコン自体のカーソルです
  • テキスト・・・ホワイトボードにテキストを書き込むことが出来ます
  • 描き込む・・・線や図形を描き込むことができます
  • スタンプ・・・「星」や「?」などのスタンプを押すことが出来ます
  • 矢印・・・矢印を出すことで、指し示すことができます
  • 消しゴム・・・書いたものを消します
  • フォーマット・・・文字を書く時などの、文字(フォントの大きさ、太字)、線(太さ)色などを変更できます。
  • 元に戻す・・・一つ前の操作に戻ることが出来ます
  • やり直し・・・「元に戻す」で戻した操作をやり直します
  • 消去・・・画面に書いたものを消去出来ます
  • 保存・・・書いたホワイトボードをパソコンに保存することが出来ます

スマホでのホワイトボードの使い方

スマホでホワイトボードに書き込む時は、パソコンで書き込む時とは手順が少し異なります。

書き込む手順についてはホストの時もゲストの時も同じ手順です。

  1. ホワイトボードの画面を出す
  2. スマホ画面をタッチして、左下に出現する「ペン」のマークをタッチする。
  3. 画面に出来ることが現れるので、選択して書き込んでいきましょう。

ペン・・・線を書くことができます

矢印・・・矢印を着けることができます

色・・・線の色を変えることが出来ます

すべて消去・・・書いたものを消せます

保存・・・保存できます(スマホのデータへのアクセスを許可しておく必要があります)

参加者のホワイトボード機能を制限する

ホワイトボードを使う時に、悪意を持ってする人はあまりいないと思いますが、参加者に書かれたり、いたずらをされたら困る時もありますよね。

そんな時に必要になるのが「参加者の機能を制限すること」です。

やり方をしっかり覚えて、自分のペースでホワイトボードを使えるようになりましょう!

ZoomのWEB設定で制限する

参加者の権限を一括で制限しようと思えば、設定から変更する必要があります。

設定の変更方法について、詳しくはこちらの記事がおすすめです。

Zoomの画面共有中にコメントを付ける方法:落書きを防止する方法

Zoomミーティング中に制限する

ミーティングによって、参加者に書いてもらいたい時や書かれたくない時があるが思います。

そのような時に、いちいちWEB設定を変更していたらとても手間がかかります。

そこで、Zoomミーティング中に制限を変更する方法もお伝えします。

  1. ホワイトボード画面を開く
  2. Zoom画面のコントロールバーの「詳細」をクリック
  3. 「「他のユーザーの注釈を無効化」をクリック
    (選択すると「他のユーザーの注釈を有効化」に変わります)

これで、参加者にホワイトボードへの書き込みを許可したり、禁止したりすることができます。

誰が書いたかを表示する

色々な人がホワイトボードに書き込むと、誰がどんなことを書いたのかが分からなくなったりしてしまいます。

ホワイトボードでは、誰が書いたかが分かるようになるシステムもあります。

  1. ホワイトボード画面を開く
  2. Zoom画面のコントロールバーの「詳細」をクリック
  3. 「注釈者の名前を表示」をクリック
    (選択すると「注釈者の名前を非表示」に変わります)
    ZOOM注釈者の名前を表示
  4. 「注釈者の名前を表示」の状態で、ホワイトボードの操作パネルの「選択」を選び、
    確認したい書き込みにカーソルを合わせる

この手順で、誰が書き込んだかを判断できます。

上図の場合「ゲストタブレット」という青い文字を「ゲストタブレット(赤枠)」が書いたことが分かります。

ホワイトボードのページを増やす

ホワイトボードでは複数のページを使用することができます。

この機能はホストのみとなりますが、ホストはホワイトボードのページを追加することで多くの書き込みが出来るようになります。

  1. ホワイトボードの右下の小さい四角をクリックするとページが追加されます。
  2. 数字横の「<」や「>」で前のページに戻ったり、次のページに進んだり、自由にページを行き来することも可能です。

メインルームの画面共有をブレイクアウトルームでも共有する

メインルームで操作しているホワイトボードの画面をブレイクアウトルームにも共有することができます。

メインルームで話した議題を、いくつかのグループに分けてブレイクアウトルームでしようという場合に、メインルームでそれぞれのブレイクアウトルームで見ながら話し合う等のことができます。

ブレイクアウトルームへ画面共有する方法は簡単です。

  1. ブレイクアウトルームを実施し、ホワイトボードを選択
  2. 画面下にある「ブレイクアウトルームに共有」を選択

するだけで出来ます。

もちろん、ブレイクアウトルームを作成していなければ「ブレイクアウトルームに共有」という項目は表示されません。

ブレイクアウトルームにホワイトボードを共有する時の注意点

ホワイトボードをブレイクアウトルームに共有する時にも注意することがあります。

ブレークアウトルームのそれぞれのルーム内でホワイトボードを共有し、書き込みを行うことはできます。

ところが、メインルームからブレイクアウトルームにホワイトボードを共有するときは、メインルームからの書き込みをすることは可能ですが、ブレイクアウトルーム内の参加者からはホワイトボードに書き込むことが出来なくなっています。

まとめ

以上、「ホワイトボードの使い方」についてお話させていただきました。

Zoomでミーティングをする時に、ホワイトボードを扱うことが出来るととても便利です。

色々な機能があるので、ぜひ試してみて、活用してみてくださいね。

画面共有の機能は多くの機能があります。

こちらの記事も参考になるので、是非、ご覧下さい。

Zoomで動画を画面共有する方法

Zoomで画面共有した時、相手にどんな風な見え方しているか確認する方法

Zoomの画面共有中にコメントを付ける方法:落書きを防止する方法

 

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