Zoomを使った会議を行う場合、ホストより先に参加者がミーティングルームにアクセスしてくるということはよくあることです。
また参加者全員が揃ってから会議をスタートしたいということもあると思います。
そんな時にZoomならではの知っておきたい機能が「待機室」です。
Zoomの最新バージョンにアップデートしているのなら、Zoomミーティングに参加した際にこの待機室に入室したことがある方も多いと思います。
Zoomに招待されて入室してみると「ミーティングのホストは間もなくミーティングへの参加を許可します。もうしばらくお待ちください」というメッセージを見たことはありませんか?
このメッセージが表示されている状態では、参加者は待機室に入室していることになります。
Zoom会議のホストには待機室欄が表示されており、参加者の名前が一覧で表示されています。
待機室から一人一人、もしくは全員をZoomのミーティングルームに入室許可を与えることで、参加者は入室できるということになります。
この記事ではZoomの待機室について詳しく解説するとともに、待機室を解除したり、有効化する方法をご紹介します。
また有料ライセンスユーザーに向けて待機室のカスタマイズ方法も解説します。
ぜひ最後まで読んで見てください。
目次
Zoomの待機室とは。そのメリット
最新版のZoomであれば、デフォルトの会議設定の場合、Zoomミーティングに招待された方は一度、待機室に入室することになります。
その後、Zoomミーティングのホストが待機室にいる参加者の入室許可を与えるまで、参加者はミーティングルームに入室できません。
この待機室の存在により以下のようなメリットがあります。
- 悪意ある参加者の入室を防ぐことができる。
- ホストより先に参加者がZoomにアクセスした場合、入り直さずに待機できる
- 時間差で入室を許可するなど参加者の出入りをコントロールできる。
それぞれをもう少し詳しく見ていきましょう。
悪意ある参加者の入室を防ぐことができる
大事な商談や情報管理が必要な会議などではURLを使ってミーティングに招待することが多いはずです。
そんな時に悪意を持ってミーティングルームに入室しようとする人間を待機室の時点で弾くことができるのが大きなメリットです。
また待機室の時点で会議にふさわしくない名前の参加者がいた場合も、この時点で名前の変更を求めることもできるので安心です。
ホストより先に参加者がZoomにアクセスした場合、入り直さずに待機できるZoomの招待URLを受け取った参加者が予定時間前にZoomにアクセスした場合も、参加者が待機室に先に入っているのでホストはスムーズに人数確認ができ、任意のタイミングでミーティングをスタートすることが可能です。
時間差で入室を許可するなど参加者の出入りをコントロールできる
コンサルティングを行うといった使い方の場合、時間差で参加者をミーティングルームに招き入れる対応ができるので待機室は大変便利です。
参加者には待機室で待っていてもらい、前の人の対応が終わったら順番に次の人の入室を承認するといった使い方が考えられます。
待機室に入っている参加者同士は名前も顔も相手に知らせることがないので、プライバシーが守られることになります。
Zoomミーティングへの入室許可設定を有効化する
待機室機能を有効化すると、ホスト側で参加者のミーティングルームへの入室許可を制御できるようになります。
まずは、入室許可設定を利用できるZoomのバージョンと、有効化する手順について詳しく見ていきましょう。
待機室機能を利用するための前提条件
Zoomの待機室機能を利用するには、インストールされているZoomのバージョンが以下を満たしている必要があります。
Zoomデスクトップクライアント
- Windows：4.6.2以降
- macOS：4.6.2以降
- Linux：2.0.87130.0317以降
Zoomモバイルアプリ
- Android：4.0.21432.0116以降
- iOS： 4.0.21521.0116以降
アカウント単位
Zoomアカウントに参加している全ユーザーに対して入室許可設定を有効化する手順は以下の通りです。
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にて管理者権限を持つユーザーでサインイン
- 「アカウント管理」をクリック
- 「アカウント設定」をクリック
- 「ミーティング」タブ内の「待機室」までスクロールし、チェックして有効化
- 設定範囲を変更する場合は「オプションを編集する」をクリックして設定（全参加者・ゲスト参加者のみなどを選択）
グループ単位
特定のグループに含まれる全ユーザーに対して入室許可設定を有効化する手順は以下の通りです。
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にてグループの管理者権限を持つユーザーでサインイン
- 「ユーザー管理」をクリック
- 「グループ管理」をクリック
- 設定を加えたいグループ名を選択して「ミーティング」タブをクリック
- 「待機室」までスクロールし、チェックして有効化
- 設定範囲を変更する場合は「オプションを編集する」をクリックして設定（全参加者・ゲスト参加者のみなどを選択）
なお、アカウント単位で入室許可設定が無効化されており、かつロックがかけられている場合はグループ単位での有効化設定は行えません。
アカウント管理者へ連絡してロックを解除してもらう必要があります。
ユーザー単位
自分が主催するZoomミーティングに対して入室許可設定を有効化する手順は以下の通りです。
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にサインイン
- 「設定」をクリック
- 「ミーティング」タブ内の「待機室」までスクロールし、チェックして有効化
- 設定範囲を変更する場合は「オプションを編集」をクリックして設定（全参加者・ゲスト参加者のみなどを選択）
こちらもグループ単位またはアカウント単位でロックされている場合は設定を変更することができません。
ミーティング単位
ミーティングごとに入室許可設定を有効化する手順は以下の通りです。
ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にてサインイン
「ミーティング」をクリック
スケジュールされたミーティングの一覧から待機室機能を設定したミーティングを選択
セキュリティオプションの「待機室」をチェックして有効化
「保存」をクリック
パーソナルミーティングIDを使ったミーティング
パーソナルミーティングIDを使う全てのミーティングに対して入室許可設定を有効化する手順は以下の通りです。
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にてサインイン
- 「ミーティング」をクリック
- 「パーソナルミーティング」タブ内の「編集」をクリック
- セキュリティオプションの「待機室」をチェックして有効化
- 「保存」をクリック
通常、パーソナルミーティングIDを知っている相手は、常にミーティングルームへ入室できる状態となります。
そのために意図しない入室を防ぎたい場合は、入室許可設定の有効化が推奨されます。
待機室を解除したり、有効化する設定方法
現在のZoomが最新であれば、デフォルトで待機室は有効になっています。
もし何らかの理由で待機室を解除したい場合は以下の方法で可能です。
解除方法としては事前に待機室をオフにする方法とミーティング中にオフにする方法があります。
事前にPC(Mac/Windows)で待機室機能を解除する
- Zoom公式HPにアクセス
- 画面右上からサインイン
- 設定をクリック
- 「ミーティング」タブを選択
- 待機室の項目にスクロールし、設定をオフにする
PCでミーティング中に待機室機能をオフにする
- ZoomアプリもしくはブラウザでZoomを開始し入室する
- 画面下部にあるセキュリティタブをクリック
- 待合室を有効化のチェックを外す
スマホやタブレットで待機室機能を解除する
- Zoomアプリを立ち上げ、右下の詳細タブをタップ
- 表示された項目の中から「セキュリティ」をタップ
- “セキュリティ”項目の中にある「待機室」をオフにする
待機室機能の使用方法
続いて、実際に入室許可設定を有効化したあとの画面遷移について詳しく見ていきましょう。
ここではデスクトップアプリ版Zoom（Windows・Mac）の操作を解説していますが、スマホ・タブレットの場合も基本的な流れは同じです。
ミーティング中に参加者の入室許可を行う
ミーティング中に新しい参加者が入室してきた場合は、以下の操作で入室許可を行います。
- 画面下部のメニューから「参加者」をクリック
- 待機室欄に表示されているユーザーにカーソルを合わせる
- 「許可する」をクリック
待機室にいる全員の入室許可を一括で行う
待機室欄に表示されているユーザーを一括で入室許可する場合の操作は以下の通りです。
- 画面下部のメニューから「参加者」をクリック
- 「全員の入室を許可する」をクリック
ミーティングの参加者を待機室に移す
すでにミーティングルームへ入室済みのユーザーを再度待機室へ移動させることもできます。
- 画面下部のメニューから「参加者」をクリック
- 待機室に移動させたいユーザーにカーソルを合わせる
- 「詳細」をクリック
- 「待機室に戻す」をクリック
待機室の参加者にメッセージを送る
待機室にいるユーザーに対してメッセージを送信する場合の操作は以下の通りです。
- 画面下部のメニューから「チャット」をクリック
- 送信先のドロップダウンリストから「全員（待機室）」をクリック
- チャットメッセージを入力して送信
Zoomのライセンスユーザーなら待機室のカスタマイズも可能
Zoomのライセンスを持っているユーザーであれば、待機室のタイトル・ロゴ・説明文をカスタマイズすることができます。
カスタマイズの設定方法は以下の通りです。
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にてサインイン
- 「設定」をクリック
- 「ミーティング」タブ内の「待機室」までスクロール
- 「待機室をカスタマイズ」をクリック
- タイトル・ロゴ・説明文を設定
- 「閉じる」をクリック
待機室にいる参加者に表示名の変更を求める方法
もし待機室にいる参加者の名前が見覚えのないニックネームやハンドルネーム、emailのみが表示されている場合に誰だか判別できない、入室を許可して良いのか分からないとう場面に遭遇するかもしれません。
そのような場合は入室を承認する前に、表示名の変更を求めることが可能です。
PCで待機室にいる参加者に表示名の変更を求める方法
- 待機室にいる、表示名を変更してもらいたい人がいるのを確認
- 画面右側、待機室エリアの上部にある”メッセージ”をクリック
- 待機室エリアの下部にある宛先を「全員(待機室)」に変更
- “ここにメッセージを入力します”と表示されているエリアに表示名変更を依頼するメッセージを入力
- Enterキーを押して送信完了
- 表示名が変更されたのを確認して入室を許可する
スマホやタブレットで待機室にいる参加者に表示名の変更を求める方法
※こちらは有料ライセンスの方のみ可能です。
- 待機室にいる、表示名を変更してもらいたい人がいるのを確認
- 表示名を変更してもらいたい人の名前をタップ
- “名前の変更”をタップ
- ミーティングルームの画面下、”詳細”をタップ
- “チャット”を選択
- チャットタブが開くので、下部にある送信先を「全員(待機室)」に変更
- “ここをタップしてチャットするか、メッセージをタップ”と表示されているエリアに表示名変更を依頼するメッセージを入力
- 「送信」を押して完了
- 表示名が変更されたのを確認して入室を許可する
表示名を変更依頼する際の注意点
PCであればメッセージ、スマホやタブレットであればチャットを送信する際には、個別に表示名変更を依頼するメッセージを送ることはできません。
そのため”表示名が○○という形式でない人は変更をお願いします。”や、”事前にお知らせした入室許可番号を、表示名の先頭に記載願います。”などの様に依頼内容を明確にしてから送信するのが良いでしょう。
Zoom有料ライセンスユーザーはカスタマイズも可能
表示名の変更を都度、依頼することが多発する様でしたら、参加者が待機室に入室時に表示されるメッセージをカスタマイズすることが可能です。
またタイトルをつけることができたり、ホスト側の会社ロゴやサービス名ロゴを表示させることができるので、参加者に対してのブランディングをすることができます。
ただし、この待機室入室時のメッセージ(説明)、タイトル、そして好きなロゴを表示させるカスタマイズ機能はZoomの有料ライセンスのみなのでご了承ください。
待機室のメッセージを変更、またはオリジナルのロゴを表示させる設定方法
- WebブラウザでZoom公式HPにアクセス
- 画面右上からサインイン
- 設定をクリック/タップ
- ミーティングにて(詳細)を選択
- 待機室の詳細エリアにスクロール
- “タイトル、ロゴ、および説明をカスタマイズします”の右、鉛筆マーク（または ”Customize Waiting Room” リンク）をクリック
- タイトル、ロゴ、および説明をそれぞれ変更
- 設定後、「閉じる」をクリックして完了
Zoomミーティングに入室許可なしで参加するには
会社の会議やオンライン授業といったシーンでは入室許可設定の有効化が推奨されますが、プライベートな場ではそこまで必要ないということもあります。
またホストよりも先にミーティングルームへ入室しておきたい場合や、ホスト不在でもミーティングをはじめたいといったケースもあるでしょう。
以下の設定を行えば、入室許可なしでいつでもミーティングルームへ入室できるようになります。
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にてサインイン
- 「設定」をクリック
- 「ミーティング」タブ内の「待機室」までスクロールし、チェックを外して無効化
- 同じく「ミーティング」タブ内の「ホストより先に参加することを参加者に許可」までスクロールし、チェックして有効化
ただし、待機室を無効にすると、何らかの手段でミーティングID・パスワードを入手した第三者が不正に入室してしまうリスクも出てきます。
プライベートな場であっても、基本的には入室許可設定を有効化し、関係者以外入れないようにしておくことをおすすめします。
まとめ
- Zoomには、入室許可を行ったうえでミーティングルームへ案内できる「待機室」機能が搭載されている
- 待機室が有効化されている場合、許可のないユーザーはミーティングルームへ入室できないため、不正アクセスを防ぐ手段として活用できる
- Zoomライセンスユーザーであれば待機室の表示内容を自由にカスタマイズできる
最新版のZoomでは、デフォルトで待機室機能が有効化されており、基本的にはそのままで問題ありません。
セキュリティ対策の強化にもつながる機能となっているので、Zoomミーティングを行う際はぜひ活用してみてくださいね。
いかがだったでしょうか、今回はこの記事ではZoomの待機室について詳しく解説するとともに、待機室を解除したり、有効化、そしてカスタマイズ設定する方法をご紹介しました。
待機室がデフォルトになってから、ますますZoomを安心してそして便利に使うことが可能となりました。
基本的に待機室機能を有効化した状態でZoomを利用されるのがおすすめですが、ミーティングへの参加者に何かしら事情がある時など、何か理由がある場合はシーンに合わせて無効化する必要があるかもしれません。
