ホワイトボード

今回は新たに追加された、最新版Zoomの「whiteboard(ホワイトボード)」機能の使い方についてお話していきます。

実は、Zoomには「ホワイトボード」が2種類あります。

1つが従来型の「Zoomミーティング中の画面共有」で使っていたホワイトボード(クラシック)。

もう1つがZoomオンラインwhiteboard(ホワイトボード)です。

この新しいwhiteboard(ホワイトボード)はこれまでも、

  • ZoomのWebポータルサイト
  • Zoomデスクトップアプリ、
  • Zoomミーティング中のミーティングコントロール内

に表示がされていたため、「どう使うのかな?」と気になったいた方も多いのではないでしょうか。

ホワイトボード機能はアイデアを出す作業で使ったり、言葉だけでは伝わりにくい時などに図や絵を描いて伝えることができる便利な機能です。

ホストだけで無く、ゲストも書き込むことが出来るので、アイデアを共有していくことが可能です。

この新しいwhiteboard(ホワイトボード)機能は2022年に追加され、2024年1月31日のアップデートで画面共有のデフォルトの『ホワイトボード』として更新されました。

  • これまでのホワイトボード(クラシック)と何が違うのか?
  • 新しいwhiteboard(ホワイトボード)の特徴
  • 新しいwhiteboard(ホワイトボード)の使い方
  • 画面共有で従来型のホワイトボードを使う方法

について解説します。

最新版と旧式版(クラシック)2種類のホワイトボード機能の違い

冒頭でお伝えしたように、ホワイトボードというのは2種類あります。

新しく追加されたオンラインwhiteboard(ホワイトボード)機能も、以前からあったホワイトボード(クラシック)機能も同じ名前のホワイトボードなので、混同してしまうかと思います。

見分け方は、

従来型のホワイトボードはホワイトボード(クラシック)と表記され、デザインは下記のようになっています。

Zoomホワイトボード(クラシック)

新しいwhiteboard(ホワイトボード)は、ホワイトボードと表記され、画像も異なっています。

ZoomNewホワイトボード

ミーティングコントロール内の「Newホワイトボード」

Zoomミーティングコントロール

これまで、ホワイトボード(クラシック)はZoomミーティング中のみ使える「画面共有」のデフォルト機能でした。

ところが、2024年1月31にのアップデートで新しいwhiteboard(ホワイトボード)が「画面共有」の表示でデフォルト機能となりました。

では、ホワイトボード(クラシック)は使えないのか?というわけではなく、設定をすれば従来通りのホワイトボード(クラシック)を使うことができます。

従来型のホワイトボード(クラシック)を画面共有のデフォルトの選択にしたい、という方はその方法を後述するのでご覧ください。

Zoomの中でのみ使えるホワイトボード(クラシック)機能についてはこちらの記事をご覧ください。

Zoom、画面共有のホワイトボード(クラシック)の使い方

大きな違いは、使えるのがZoomミーティング内だけかどうか

この2つのホワイトボードの違いのポイントは、「Zoomミーティング中のみ使えるホワイトボード」か「Zoomミーティング開始に関係なく使えるホワイトボード」かどうかという点です。

新しいwhiteboard(ホワイトボード)では、Zoomミーティングを開かなくてもホワイトボード機能を使うことができます。

保存は、クラウド上のため使用するデバイスが異なってもZoomアカウントにアクセスできれば時と場所を選ばず、作成、閲覧が可能です。

また、ミーティング外でも共有やコレボレーションすることができるので、とても便利に使うことができます。

Zoomアプリ内で情報共有を完結できる

これまで画像、ファイルなどの資料を他のミーティング参加者に共有するには、Line、チャットワークやGmailなどのコミュニケーションツールに送信したり、Zoomミーティングではミーティング中に画面共有をしなければなりませんでした。

新しいwhiteboard(ホワイトボード)機能では、クラシック版ではできなかった画像の添付や、ファイルの添付も可能になっています。

そのため、新しいwhiteboard(ホワイトボード)機能を活用すると、画面共有の機能を使わなくても情報共有を「Zoomアプリ」の中で完結することができます。

whiteboard(ホワイトボード)の個別のボードリンクをシェアし、アクセスできる人は閲覧できるようにすることも可能です。

また、Zoomミーティング中にも、Newホワイトボード機能は画面共有できるため、ミーティング中にホワイトボードの内容をプレゼンすることも可能です。

従来型のホワイトボード(クラシック)機能と同様、「PNG」や「PDF」といったファイルに変換して出力することも可能で、情報共有の形式を選択できるようになりました。

契約プランで使用制限がある

新しいwhiteboard(ホワイトボード)機能は、無料プランから追加料金なく使用することができます。

ただし、無料プランとプロプランには使用できるボード数に制限があります。

一方、ホワイトボード(クラシック)は、アカウントさえあれば、無料から使え、使用制限なく使えます。

新しいwhiteboard(ホワイトボード)機能のプラン別、使用制限は次の通りです。

◎Zoom ビジネスおよびエンタープライズ
編集可能なホワイトボードの数:無制限

◎Zoom Meetings ベーシックおよびプロ
編集可能なホワイトボードの数:3つ
利用可能なクラウドストレージ:25MB

  • 4つ以上作成した場合はそのうち最新の3つが編集可能でその他は読み取り専用となり編集はできない。
  • 読み取り専用となったホワイトボードを編集する場合は、編集可能な3つのいずれかを削除(ゴミ箱へ移動)する必要がある。

無料プラン、プロプランの方は追加オプションで新しいwhiteboard(ホワイトボード)を1Gまたは、無制限のプラン(月払い、また年払い)から選択しで使用することができます。

プラン変更はしなくても新しいwhiteboard(ホワイトボード)をもっと活用したい場合は追加オプションを使うのも手でね。

結論、二つの「ホワイトボード」は、機能としては別物

二つのホワイトボードは機能としては別のもの、ということはわかりましたね。

ここで、Zoomの二つのホワイトボードの違いについてもう少し詳しく整理してみました。

Zoom二つのホワイトボード比較

◎ホワイトボード(クラシック)は、

  • Zoomミーティング中のみ使うことができる
  • 無料アカウントからだれでも使うことができる
  • テキストやスタンプ、ペンなどで描出できるが、画像の添付や、ファイルの添付はできない
  • Zoomミーティングが終了すれば、PDF/PIGで保存しなければ他者に共有できない

◎新しいwhiteboard機能は、

  • Zoomミーティングの実施に関係なく、時を選ばず使用することができる
  • クラウド上に保存されているため、Zoomデスクトップアプリからだけでなく、ZoomWebページ、スマホからもアクセスができる
  • オーナーが他のメンバーにアクセス許可をした場合、内容を共有したり、編集権限を許可することもできる
  • ZoomOneのベーシック(無料プラン)、プロ(有料プラン)のユーザーは、3ボードまでは追加料金なしで使うことができ、ビジネスアカウント以上では無制限に使える
  • テキスト、スタンプ、ペンのほかにテンプレートや付箋などが使える。特筆すべきは、クラシックバンでは不可だった、画像の添付、Powerpoint、PDFなどのファイルの添付が可能
  • 月払い/年払いのオプションメニューで、ボードを増やすことができる

 

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新しいwhiteboard(ホワイトボード)の使い方

新しいwhiteboard(ホワイトボード)機能は、Zoomミーティングを開かなくても使うことができます。

具体的な使い方についてみていきましょう。

起動とアクセス方法

新しいwhiteboard(ホワイトボード)へのアクセスの経路は、次の4か所から可能です。

  1. サインインしたZoomアプリ(パソコン、タブレット、スマホ)
  2. ZoomWebポータルサイトのWebアプリから
  3. ZoomWebポータルサイトのナビゲーションメニュー内 
  4. Zoomミーティング中のミーティングコントロールバー内

Zoomアプリ(パソコン、タブレット、スマホ)からのアクセス

Zoomアプリ(パソコン、スマホ、タブレット)にサインインした状態でホワイトボードにアクセスすることが可能です。

新しいwhiteboardを作成したり、既に作成しているホワイトボードを閲覧、入力することができます。

《パソコンのデスクトップアプリの場合》

Zoomデスクトップアプリホワイトボード

タブレットの場合は、Zoomデスクトップアプリと同じ表示になります。

《スマートフォンの場合》

スマートフォンの新しいwhiteboard(ホワイトボード)の起動は、次の手順で開くことができます。

  1. Zoomアプリを起動し、サインイン
  2. 画面下部の詳細(…)をタップし、、[ホワイトボード]をタップ

新規のホワイトボードを作成、既に作成したホワイトボードを閲覧、編集も可能です。

Zoomスマホホワイトボード

 

ZoomWebポータルサイトのWebアプリからの起動

ZoomのWebポータルサイトから『サインイン』し、Webアプリからもホワイトボードを起動できます。

ZoomWebアプリからのホワイトボード

ZoomWebポータルサイトのメニューから起動

Webポータルサイトの、ナビゲーションメニューにも[ホワイトボード]があります。

クリックして開くとホワイトボードを起動できます。

Zoomホワイトボード

Zoomミーティング中、ミーティングコントロールバー内から起動

Zoomミーティング中のホワイトボード起動

Zoomミーティングコントロール内のホワイトボードの起動は、ミーティング参加者に共有するのが前提となります。

ミーティングコントロールのホワイトボードをクリックすると、「新しいホワイトボード」か「既存のホワイトボード」を選択が表示されます。

Zoomホワイトボード

新しいホワイトボードは、ミーティング中に何も書かれていないホワイトボードを共有しながら作成するのに適しています。

一方、既存のホワイトボードは既に作成されたホワイトボードを共有し、プレゼンをしたり、参加者とコラボレーションするのに適しています。

新しいホワイトボードの作成方法

ここでは、Zoomミーティング中のホワイトボード作成とをミーティングを行っていない時のホワイトボードを作成する手順について解説します。

Zoomミーティング中に作成する方法

  1. Zoomデスクトップクライアントから ミーティングを開始する
  2. ミーティング中のコントロールバーの[ホワイトボード]の「新しいホワイトボード」を選択する
  3. タイトルをつけ、ツールを使って作成していく

この時保存は自動保存のため、新たな操作は必要ありません。

Zoomデスクトトップクライアントからの作成方法

Zoomデスクトップアプリからの作成はミーティングを行っている時も、行っていないときにも行えます。

ミーティングコントロール内の[ホワイトボード]をクリックすると、必然的に参加者にコラボレーションすることになります。

しかし、Zoomデスクトップアプリからホワイトボードを起動、作成するとコラボレーションせずに作成することが可能です。

  1. Zoomデスクトップクライアントを起動し、サインイン
  2. 詳細(…)内の[ホワイトボードを起動]
  3. ホワイトボードを起動したら、[新規]か、[新しいホワイトボード]をクリックする
    この時、テンプレートを活用したいときは、好みのテンプレートを選択、[テンプレートを使用]をクリックする
  4. ホワイトボード作成が開始される
  5. ツールを使って作成していく

この時保存は自動保存のため、新たな操作は必要ありません。

ホワイトボードツールの使い方

新しいホワイトボードを起動させると、ツールバーが表示されます。

今のところ、この位置を動かすことはできません。

具体的な使い方についての解説です。

ツールバーから選択してホワイトボードに書き込んでいきます。

メニューは2022年5月現在では英語表記になっています。

Select:範囲を選択したり、既に書いた画像などを選択して、移動させたりできます。

 

 

Draw:フリーハンドで線を引くことができます。

 

 

Shape:円や四角などの図形を描くことが出来ます。

Line:直線を引くことが出来ます。

 

Text:文字入力が出来ます。

 

Sticky Note:枠を指定して、その中に文字が書けます。付箋のように使えます。

 

Image:写真などの画像データを貼り付けることが出来ます。(Zoomミーティング中は不可)

 

Erase:書いた物を消せます。

 

Undo:一つ前の動作に戻ります。

 

Redo:「Undo」で戻った動作を、元に戻します。

 

Page:ホワイトボードのページを増やします。

 

Move Toolbar:ツールバーを移動させることができます。

新しいホワイトボードに添付できるもの

新しいホワイトボードは、ホワイトボード(クラシック)と比べて、表示できる内容がアップグレードしました。

  • テキスト
  • ペンによる描画
  • スマート描画
  • 図形や線(矢印、フローチャートなど)
  • マインドマップ
  • テーブル
  • カンバン
  • カード
  • 付箋
  • チャート(グラフ)
  • 埋め込みcontents
  • WebページのURL
  • 画像、PDFなどのファイルなどのアップロード

新しいホワイトボードが画面共有のデフォルトに

2024年1月31日のアップデートで、画面共有のデフォルトのホワイトボード機能が、これまでクラシック版から新しいホワイトボードになりました。

ホワイトボード(クラシック)も使うには?

画面共有で使えていた、これまでのホワイトボード(クラシック)はが全く使えないのか?

両方のホワイトボードの良さを使っていきたい、という方には次の設定を行うと、これまで同様ホワイトボード(クラシック)と新しいホワイトボードを使い続けることができます。

ホワイトボード(クラシック)を画面共有のデフォルト設定をする手順は次の通りです。

  1. Zoomのホームページ内の『設定』>『ミーティングにて(基本)』の中の「ホワイトボード(クラシック)」を検索
  2. オプション設定の「Use Whiteboard by default if available」のチェックを外す
  3. Webポータルサイトからサインアウト、サインインを行う

Zoomホワイトボード設定

これで、「画面共有」の中デフォルトのホワイトボードが「ホワイトボード(クラシック)」形になります。

また、ホワイトボード(クラシック)の使い方についてはこちらの記事もご参照ください。

Zoomのホワイトボード機能の使い方

新しいホワイトボードは、Zoomミーティング中にはミーティングコントロール内に表示されているので、二つのホワイトボードの使い勝手の良いところを、シーンに合わせて使い分けるとよいでしょう。

もちろん、新しいホワイトボードをメインに使いたい、という方は上記設定の✅は入れたままで大丈夫です。

 

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ホワイトボードを使った後は?

zoomミーティング以外でホワイトボードを使った場合、作成したものをZoomミーティング中にシェアすることができます。

上述の画像では「NEW」や「新しいホワイトボード」しかありませんでしたが、一度作成すると、そのファイルが出現します。

誰かが作ったアイデアをZoomミーティングに参加した複数人で修正を加えたりすることも出来ますし、以前に行ったミーティングの続きを行うことも出来ます。

JPGファイルやPNGファイルに変換することも出来ますので、色々な用途で使うことが出来ますね。

まとめ

以上、「ホワイトボードの使い方」についてお話させていただきました。

Zoomでミーティングをする時に、ホワイトボードを扱うことが出来るととても便利です。

色々な機能があるので、ぜひ試してみて、活用してみてくださいね。

 

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