Zoomの使い方について、色々知りたい方が多いと思います。
今回の記事では、以下の様なご質問にお答えしていきたいと思います。
- 月例ミーティングや定例会議をしているけど、毎回URLが変わって面倒くさい
- 話をする時に、いちいちZoomの部屋を予約をして相手にURLを送信するのが手間
- 毎回同じURLを使い回して開催できたら、ミーティングを開催する時の手間が省ける
- 開催するURLを固定したい
このような声を聞くことが増えてきました。
そこで、
「Zoomで定期的なミーティングや会議をする際、固定したURLで毎回参加出来るようにするための、Zoomミーティングの予約方法」について解説させていただきます。
Zoomを使って、ミーティングや会議をする時の手順
Zoomを開催する時には、ミーティングIDやZoomミーティングのURLが必要です。
このミーティングIDやURLの発行方法には、何種類かの方法が存在します。
例えば
- 個人に割り振られたミーティングID(パーソナルミーティングID)を使う
- Zoomミーティングを開催する毎にランダムなIDが割り当てられるインスタントミーティングを行う
- 日時予約されたミーティングIDを使う
- 定期的なミーティングとして発行するミーティングIDを使う
などがあります。
Zoomを使ってミーティングや会議、面接などをしようと思ったら、Zoomミーティングを予約する方法を知っておくと大変便利です。
Zoomミーティングの開き方が分からない。
という方は、まずはこちらの記事をお読み下さい。
Zoomミーティングスケジュールを新規で行う手順を詳しく知りたい方はこちらへ
→【ZOOMの使い方】ZOOMで新規ミーティングを作成・開催する方法、徹底解説!
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Zoom会議を同じURLで開く定期ミーティングの予約方法s
Zoomでミーティングをする方法はおわかり頂けましたか?
上記の記事のやり方で、Zoomミーティングを開くと、URLが発行されます。
参加者は、送られてきた招待URLをクリックする、もしくは、ミーティングIDを入力することで、ミーティングに参加できます。
ところが、このやり方でZoomミーティングを予約し開催すると、開催するごとに「ミーティングを予約(スケジュール)してURLを発行する」という手順になり、手間がかかりますし、毎回URLが変わってしまいます。
たまに会議をするというのなら、毎回予約をしてURLを発行して・・・というのでもいいのですが、定例会議のような時は非常に面倒ですね。
毎回、同じメンバーでミーティングや会議、話し合いをするような時に、同じURLで良いというのであれば、1度URLを発行するだけで、同じURLから参加してもらえるため諸々の手間が省けます。
そのようなZoomミーティングの予約方法があるので、具体的なやり方をお伝えします。
このZoomミーティング方法を「定期ミーティング」と呼んでいます。
定期ミーティングのスケジュール方法は次の手順になります。
- Zoomデスクトップアプリを起動させ、サインインし、Zoomの起動画面」内の「スケジュール」をクリック
- トピック等を入力し、画面内の「定期的なミーティング」にチェックを入れる
- チェックを入れると[再実施]が表示され、細かな設定が可能になる。ここでは、「毎日」を選択する
- 次に、[終了日]の期限のカレンダーを開く
- 1年以上先のカレンダーを開き日付を選択する
- その他の設定を行う
- ミーティングIDは自動的に生成にチェック
- セキュリティはパスコード、待合室、「認証されているユーザーしか参加者できません」のいづれか必ず一つだけチェックを入れる。
- ビデオ、オーディオなどは通常のミーティングをスケジュールする時と同じようにチェックする
- 設定が済んだら、[保存]をクリック
- 「60回以上の定期的なミーティングをスケジュールした場合、特定の開催を表示したり、編集したりすることができなくなります。」と表示されるので、[OK]をクリック
- 定期ミーティングの情報が表示される
- クリップボードにコピーされたものを参加者に送る
これで、同じURLで固定され、定期的なZoomミーティングを開催することが出来るようになります。
定期ミーティングURLの確認方法
ここまでの手順で定期的なミーティングや会議、同じURLで参加しても問題のない集まりのためのZoomミーティングを予約して、開催することが出来るようになりました。
ところが、定期的なミーティングや会議に同じZoom URLで入れるように予約したのは良いものの、新しい参加者へ招待URLを送りたいとき、「どこで招待URLを確認したら良いの?」なんてことになるかも知れません。
そこで、招待URLを確認する方法、そして、参加者を招待する時のURLをコピーする方法もお伝えします。
- ZOOMデスクトップアプリの上にある「ミーティング」をクリック
- 画面左側に出てくる「定期的なミーティング」の下に、作成したミーティングが表示
- 確認したいZoomミーティングをクリック
- 画面右に出てくる定期的なミーティングを確認する
「招待のコピー」をクリックすると、招待URLがコピーできます。
「編集」は定期的なミーティングの編集をすること出来ます。
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招待URLを固定することのメリットとデメリット
この、Zoomの招待URLを固定すると大きなメリットがあります。
メリット①:手間が省ける
一回毎に発行する手間が省けるので、時間が効率的に使えます。
メリット②:設定によっていつでも入れる
「定期的なミーティング」として、Zoomの部屋を作れば、いつでも入ることができます。
もちろん、自分一人が入るのであれば、好きに部屋を作れば良いですが、相手がいる時には話が別です。
予め、Zoom URLを固定しておけば、「〇〇の部屋に入って」と伝えれば、いつでも入ることができます。
もちろん、設定次第で「待機室」だったり「ホストがZoomミーティング始めるのを待って下さい」となったりします。
デメリット①:Zoom URLを知っていたら誰でも入ってこれる
Zoom URLを固定すると、色々なメリットがありますが、もちろんメリットだけでなく、デメリットもあります。
それは、Zoom URLを知っていたら、いつでも入れるということです。
過去に参加したことがあれば、Zoom URLを知っているはずなので、過去に招待したZoom URLをクリックすれば、参加出来ることになります。
この問題は、セキュリティの設定をしておけば問題無いかと思います。
「待機室の設定」などで充分に対応出来ます。
Zoom待機室について詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoom待機室を有効化し、活用する方法
Zoomの待機室の設定については、こちらの記事で詳しく説明しています。
実際に使ってみたら、こんなに便利だった
今回ご説明した、「Zoomミーティングの招待URLを固定して使い回す」方法を実際に使ってみて、どうだったかについてもお伝えしますね。
まず、上述のように、Zoomをするということで、一々予約をしてZoom URLを発行するという手間が省けました。
過去に開催したZoom URLを発行すればいいだけなので、時間の節約ができます。
また、いつでも入れる部屋なので、「今から〇〇の部屋入って」と伝えるだけでミーティングが開催出来ます。
他にもメリットはあります。
Zoomをする時のミスが減ります。
何人もの人にZoom URLを発行すると、誰がどのZoom URLだったかが分からなくなってしまい、
「いつまで待っても入ってこない」と待っていたら、実はZoom URLが違っていた。
なんていうことも無くなります。
固定したZoom URLを使い回してZoomを出来るのは本当に便利ですね。
まとめ
以上が、Zoomで定期的なミーティング、会議を開催する時、同じURLを使うための予約方法です。
この方法が分かることで、あなたが定例ミーティングや定例会議をしたいという時に、毎回毎回、ミーティングをスケジュールして、Zoom URLを発行して、参加者に送って・・・という手間を省くことが出来ます。
一度、ミーティングや会議の招待URLを送れば、「○○のミーティングURLから入ってください」と伝えるだけで、開催することが出来ます。
是非、Zoomの機能を使いこなして、労力を少なくミーティングや会議を開催していきましょう!
◼︎こちらの記事もおすすめです
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