【Zoom使い方】定期ミーティングを開催する方法～Zoom会議で同じURLを使い回す3つのメリット！

Zoomの使い方について、色々知りたい方が多いと思います。

今回の記事では、以下の様なご質問にお答えしていきたいと思います。

• 月例ミーティングや定例会議をしているけど、毎回URLが変わって面倒くさい
• 話をする時に、いちいちZoomの部屋を予約をして相手にURLを送信するのが手間
• 毎回同じURLを使い回して開催できたら、ミーティングを開催する時の手間が省ける
• 開催するURLを固定したい

このような声を聞くことが増えてきました。

そこで、

「Zoomで定期的なミーティングや会議をする際、固定したURLで毎回参加出来るようにするための、Zoomミーティングの予約方法」について解説させていただきます。

Zoomを使って、ミーティングや会議をする時の手順

Zoomを開催する時には、ミーティングIDやZoomミーティングのURLが必要です。

このミーティングIDやURLの発行方法には、何種類かの方法が存在します。

例えば

• 個人に割り振られたミーティングID（パーソナルミーティングID）を使う
• Zoomミーティングを開催する毎にランダムなIDが割り当てられるインスタントミーティングを行う
• 日時予約されたミーティングIDを使う
• 定期的なミーティングとして発行するミーティングIDを使う

などがあります。

Zoomを使ってミーティングや会議、面接などをしようと思ったら、Zoomミーティングを予約する方法を知っておくと大変便利です。

Zoomミーティングの開き方が分からない。

という方は、まずはこちらの記事をお読み下さい。

→【最新版】Zoomミーティングをスケジュールする方法

Zoomミーティングスケジュールを新規で行う手順を詳しく知りたい方はこちらへ

→【ZOOMの使い方】ZOOMで新規ミーティングを作成・開催する方法、徹底解説！

Zoom会議を同じURLで開く定期ミーティングの予約方法ｓ

Zoomでミーティングをする方法はおわかり頂けましたか？

上記の記事のやり方で、Zoomミーティングを開くと、URLが発行されます。

参加者は、送られてきた招待URLをクリックする、もしくは、ミーティングIDを入力することで、ミーティングに参加できます。

ところが、このやり方でZoomミーティングを予約し開催すると、開催するごとに「ミーティングを予約（スケジュール）してURLを発行する」という手順になり、手間がかかりますし、毎回URLが変わってしまいます。

たまに会議をするというのなら、毎回予約をしてURLを発行して・・・というのでもいいのですが、定例会議のような時は非常に面倒ですね。

毎回、同じメンバーでミーティングや会議、話し合いをするような時に、同じURLで良いというのであれば、１度URLを発行するだけで、同じURLから参加してもらえるため諸々の手間が省けます。

そのようなZoomミーティングの予約方法があるので、具体的なやり方をお伝えします。

このZoomミーティング方法を「定期ミーティング」と呼んでいます。

定期ミーティングのスケジュール方法は次の手順になります。

1. Zoomデスクトップアプリを起動させ、サインインし、Zoomの起動画面」内の「スケジュール」をクリック
   
2. トピック等を入力し、画面内の「定期的なミーティング」にチェックを入れる
3. チェックを入れると[再実施]が表示され、細かな設定が可能になる。ここでは、「毎日」を選択する
4. 次に、[終了日]の期限のカレンダーを開く
5. 1年以上先のカレンダーを開き日付を選択する
6. その他の設定を行う
   • ミーティングIDは自動的に生成にチェック
   • セキュリティはパスコード、待合室、「認証されているユーザーしか参加者できません」のいづれか必ず一つだけチェックを入れる。
   • ビデオ、オーディオなどは通常のミーティングをスケジュールする時と同じようにチェックする
7. 設定が済んだら、[保存]をクリック
8. 「60回以上の定期的なミーティングをスケジュールした場合、特定の開催を表示したり、編集したりすることができなくなります。」と表示されるので、[OK]をクリック
   
9. 定期ミーティングの情報が表示される　
10. クリップボードにコピーされたものを参加者に送る
    

これで、同じURLで固定され、定期的なZoomミーティングを開催することが出来るようになります。

定期ミーティングURLの確認方法

ここまでの手順で定期的なミーティングや会議、同じURLで参加しても問題のない集まりのためのZoomミーティングを予約して、開催することが出来るようになりました。

ところが、定期的なミーティングや会議に同じZoom URLで入れるように予約したのは良いものの、新しい参加者へ招待URLを送りたいとき、「どこで招待URLを確認したら良いの？」なんてことになるかも知れません。

そこで、招待URLを確認する方法、そして、参加者を招待する時のURLをコピーする方法もお伝えします。

1. ZOOMデスクトップアプリの上にある「ミーティング」をクリック
2. 画面左側に出てくる「定期的なミーティング」の下に、作成したミーティングが表示
3. 確認したいZoomミーティングをクリック

   

4. 画面右に出てくる定期的なミーティングを確認する

「招待のコピー」をクリックすると、招待URLがコピーできます。

「編集」は定期的なミーティングの編集をすること出来ます。

招待URLを固定することのメリットとデメリット

この、Zoomの招待URLを固定すると大きなメリットがあります。

メリット①：手間が省ける

一回毎に発行する手間が省けるので、時間が効率的に使えます。

メリット②：設定によっていつでも入れる

「定期的なミーティング」として、Zoomの部屋を作れば、いつでも入ることができます。

もちろん、自分一人が入るのであれば、好きに部屋を作れば良いですが、相手がいる時には話が別です。

予め、Zoom URLを固定しておけば、「〇〇の部屋に入って」と伝えれば、いつでも入ることができます。

もちろん、設定次第で「待機室」だったり「ホストがZoomミーティング始めるのを待って下さい」となったりします。

デメリット①：Zoom URLを知っていたら誰でも入ってこれる

Zoom URLを固定すると、色々なメリットがありますが、もちろんメリットだけでなく、デメリットもあります。

それは、Zoom URLを知っていたら、いつでも入れるということです。

過去に参加したことがあれば、Zoom URLを知っているはずなので、過去に招待したZoom URLをクリックすれば、参加出来ることになります。

この問題は、セキュリティの設定をしておけば問題無いかと思います。

「待機室の設定」などで充分に対応出来ます。

Zoom待機室について詳しく知りたい方はこちらへ
→Zoom待機室を有効化し、活用する方法

Zoomの待機室の設定については、こちらの記事で詳しく説明しています。

→Zoomの待機室のメリット３つと便利な設定8つ

実際に使ってみたら、こんなに便利だった

今回ご説明した、「Zoomミーティングの招待URLを固定して使い回す」方法を実際に使ってみて、どうだったかについてもお伝えしますね。

まず、上述のように、Zoomをするということで、一々予約をしてZoom URLを発行するという手間が省けました。

過去に開催したZoom URLを発行すればいいだけなので、時間の節約ができます。

また、いつでも入れる部屋なので、「今から〇〇の部屋入って」と伝えるだけでミーティングが開催出来ます。

他にもメリットはあります。

Zoomをする時のミスが減ります。

何人もの人にZoom URLを発行すると、誰がどのZoom URLだったかが分からなくなってしまい、

「いつまで待っても入ってこない」と待っていたら、実はZoom URLが違っていた。

なんていうことも無くなります。

固定したZoom URLを使い回してZoomを出来るのは本当に便利ですね。

まとめ

以上が、Zoomで定期的なミーティング、会議を開催する時、同じURLを使うための予約方法です。

この方法が分かることで、あなたが定例ミーティングや定例会議をしたいという時に、毎回毎回、ミーティングをスケジュールして、Zoom URLを発行して、参加者に送って・・・という手間を省くことが出来ます。

一度、ミーティングや会議の招待URLを送れば、「○○のミーティングURLから入ってください」と伝えるだけで、開催することが出来ます。

是非、Zoomの機能を使いこなして、労力を少なくミーティングや会議を開催していきましょう！

 

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